« Concentre-toi sur ton objectif et tu parviendras à l’atteindre ! », ce principe est prôné depuis des décennies par les coaches en productivité. Mais cet optimisme affiché ne fonctionne pas pour tous, car le doute et les problèmes éventuels ne peuvent pas toujours être dissipés. La méthode WOOP propose une autre approche et intègre les obstacles éventuels dans la planification. Et comme les études scientifiques le montrent, cette méthode fonctionne. Qu’est-ce que la méthode WOOP et comment l’appliquer ?
En quoi la stratégie WOOP vous permet d’atteindre plus efficacement vos objectifs ?
Nous avons tous des souhaits et des objectifs, tant dans notre vie personnelle que professionnelle. Mais combien d’entre eux réalisons-nous véritablement ?
« Je veux perdre du poids. »
« Je souhaite améliorer ma relation avec mes parents. »
« Je veux convaincre mon supérieur de m’accorder une augmentation. »
Les bonnes intentions de ce type tournent généralement court au premier obstacle. En ne prenant pas le temps nécessaire au projet, vous perdez de vue votre objectif en vous enlisant dans le stress quotidien, ou manquez de volonté et d’énergie pour vous accrocher et surmonter vos peurs.
De nombreux experts en productivité et coaches en motivation conseillent de focaliser l’attention sur l’objectif désiré plutôt que de perdre son énergie à faire face aux obstacles et aux problèmes éventuels. Visualiser l’avenir souhaité et formuler des affirmations positives aideraient à garder la motivation intacte. Pour beaucoup de gens, ces stratégies se soldent néanmoins par un échec sans que cela soit dû à un manque de volonté ou à une erreur de leur part. Bien au contraire : leur expérience coïncide avec les résultats de la recherche en psychologie motivationnelle qui a aujourd’hui démontré qu’avoir une vision positive ne suffit pas.
Différentes études scientifiques ont découvert qu’utilisées seules, la pensée positive et les rêveries étaient même contre-productives lorsqu’il s’agit de poursuivre un objectif. De nombreuses études ont montré que la pensée positive avait un effet « sédatif » sur les participants : ces derniers semblent puiser tellement de sentiments agréables dans la projection qu’ils n’agissent plus dans la vie réelle pour mettre en œuvre les changements correspondants.
A contrario, les personnes qui se représentent les obstacles pouvant les empêcher d’atteindre leur objectif augmentent paradoxalement leurs chances d’y parvenir, si tant est qu’elles considèrent la chose faisable. Cette technique, qui joue un rôle central dans la méthode WOOP, est appelée « contraste mental ».
D’autres études montrent que les personnes ayant défini par écrit leurs objectifs et leur marche à suivre rencontraient davantage de succès que les sujets ne prenant qu’une décision intérieure. La formulation d’un plan permettrait à elle seule d’augmenter les chances de succès de 50%. Dans ce cadre, les plans les plus efficaces sont les « schémas si..., alors... ».
Qu’est-ce que la méthode WOOP (Oettingen) ?
La méthode WOOP transpose ces observations scientifiques dans une stratégie pas à pas facilement applicable par tous. Elle associe le contraste mental aux plans « si..., alors... ». Dans un contexte scientifique, cette technique est intitulée « Mental Contrasting with Implementation Intentions » (MCII).
La méthode WOOP est composée de quatre étapes :
1. Le souhait (« Wish »)
2. Le résultat (« Outcome »)
3. Les obstacles (« Obstacle »)
4. Le plan (« Plan »)

Quels sont ses avantages ?
Par rapport à d’autres méthodes pour atteindre des objectifs, les avantages de la stratégie WOOP résident principalement dans la possibilité de l’utiliser au quotidien. Son apprentissage est facile, son application nécessite peu de temps et son utilisation s’étend à tous les domaines de la vie. D’autre part, elle a été évaluée scientifiquement.
Il existe aujourd’hui une application guidant l’utilisateur à travers le processus WOOP.
En principe, la méthode WOOP sert à :
• Définir clairement ses envies
• Fixer des priorités
• Renforcer sa motivation
• Surmonter les obstacles avec assurance
Guide rapide : application de la méthode WOOP
Mais comment appliquer cette stratégie ? Il est important que vous vous accordiez au minimum 5 minutes pendant lesquelles vous serez tranquille et détendu(e). Préparez une feuille et un crayon ou tout autre outil vous permettant d’écrire. Vous devez éliminer toutes les distractions et vous concentrer sur la méthode, ainsi que sur vous-même.
1. Souhait : lors de la première étape, vous allez réfléchir à une envie aussi précisement que possible. Elle doit représenter un défi, mais aussi être réalisable. Essayez de vous libérer des attentes des autres et de vous demander ce que vous souhaitez réellement.
2. Résultat : une fois le souhait identifié, imaginez comment ce serait si vous aviez réalisé votre souhait. Comment vous sentiriez-vous ? Quel serait le meilleur résultat possible ? Imaginez l’avenir de façon dynamique. Le but n’est pas de mettre votre imagination de côté. Elle est essentielle pour que cette technique fonctionne.
3. Obstacles : réfléchissez ensuite sérieusement à votre plus grand obstacle intérieur vous retenant de réaliser ce souhait. Qu’est-ce qui vous gêne ? Ici aussi, essayez de laisser libre court à vos scénarios représentant les obstacles afin qu’ils soient aussi précis que possible.
4. Plan : à présent, réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour surmonter cet obstacle. Quelles pensées peuvent vous aider ? Quelles actions pouvez-vous effectuer ? Finalement, mettez sur pied un plan si..., alors... concret pour l’éventualité où vous devriez faire face à cet obstacle : « Si ___________, alors je ___________. »
L’initiatrice de la méthode WOOP
La méthode WOOP a été développée par la professeure en psychologie https://en.wikipedia.org/wiki/Gabriele_Oettingen - external-link-window "Page wikipedia de Gabriele Oettingen en anglais">Gabriele Oettingen. Elle enseigne aux universités de Hambourg et de New York et effectue depuis de nombreuses années des recherches dans les domaines de l’auto-régulation et de la réflexion prospective. Dans son livre « Die Psychologie des Gelingens » (2015 ; « La psychologie de la réussite »), elle résume ses observations et fournit des conseils sur la façon dont chacun peut atteindre ses objectifs.

 

 

 

 

 

5S : augmenter sa productivité avec la méthode des 5S

Trop souvent, les conditions qui règnent au travail ne sont pas propices à obtenir les meilleures performances. Il y a du désordre, il faut du temps pour mettre la main sur les bons outils et il arrive même que des ressources soient inutilement gaspillées. Pour remédier à cela, beaucoup d’entreprises mènent des opérations de rangement sporadiques sur le modèle du « ménage de printemps ». Cela peut aider à court terme, mais les vieilles habitudes finissent toujours par reprendre leurs droits.
C'est pourquoi il faut une meilleure méthode - une méthode cultivée aussi bien par les cadres que par les employés. C'est ce que propose la méthode des 5S, tout droit venue du Japon et de plus en plus populaire chez nous également (parfois rebaptisée méthode ORDRE). Le chiffre 5 fait référence aux cinq étapes à suivre pour instaurer un environnement de travail durablement favorable à la performance des employés. La particularité de la méthode des 5S réside dans le fait que la norme atteinte à un moment donné est toujours remise en cause et améliorée. Lisez la suite de cet article pour en apprendre davantage sur les 5S et sur le contexte de cette méthode.

5S, kaizen et amélioration continue
La méthode des 5S est à classer sous le concept du « kaizen », qui représente une philosophie de vie et de travail japonaise. Le mot se compose de « kai », qui signifie « changement », et de « zen », qui veut dire « s'améliorer ». Il s'agit donc d'un changement continu en vue de s'améliorer. En français, on traduit généralement le terme par « amélioration continue ». Le kaizen n'est pas simplement un ensemble de méthodes et d'instructions pratiques, mais plutôt une vision particulière des conditions de vie, du lieu de travail et des processus de travail. Il désigne aussi la volonté de progresser soi-même et d'améliorer constamment son environnement et la qualité.
Une telle amélioration peut commencer à un petit niveau, par exemple en mettant un peu plus d'ordre sur son bureau. Plus largement, il faut rechercher chaque jour de nouvelles possibilités d'amélioration, ne jamais se satisfaire complètement des nouvelles évolutions et relever la barre en permanence. De cette manière, à terme, les étapes de travail seront réalisées plus efficacement et des ressources seront économisées ou utilisées à meilleur escient. Cependant, une telle mentalité ne peut aboutir que si la direction implique l’ensemble des employés et si ces derniers et leurs supérieurs directs sont prêts à accepter et mettre en pratique les suggestions d'amélioration.
La méthode des 5S est un concept parmi d'autres permettant d'appliquer l'approche kaizen décrite ci-dessus.
Note
En Occident, le terme de lean management revient souvent lorsqu'il est question d’optimisation des processus de travail et des cycles de produit. Le lean management a le même objectif que le kaizen, à savoir la création d'un environnement de travail efficace et axé sur les processus. Il s’appuie dans une large mesure sur les principes du kaizen.
Que signifie 5S (ou ORDRE, son équivalent français) ?
La méthode des 5S a été inventée par Taiichi Ōno, chef de production chez le constructeur automobile Toyota. Toyota se trouvait à un tournant au milieu du siècle dernier à cause d’un manque de ressources. Malgré une situation périlleuse, l’entreprise est parvenue à renouer avec le succès grâce à la méthode des 5S. Depuis cet événement, le concept des 5S a attiré l'attention du monde entier. Et même si beaucoup d’entreprises ne suivent pas consciemment la méthode des 5S, elles cherchent malgré tout à disposer d'un environnement de travail efficace et appliquent souvent sans le savoir certains principes de cette méthode de management. Mais que signifient concrètement ces 5S (ou ORDRE) ?
Seiri ou supprimer l’inutile (Ordonner)
Souvent, le lieu de travail abrite un grand nombre d’objets qui servent rarement, pour ne pas dire jamais. En conséquence, personne ne s’y retrouve et le désordre s’installe. C’est pourquoi il faut supprimer l’inutile. Pour cela, il convient de répondre aux questions suivantes. Quels objets ou outils ne sont pas utilisés du tout et peuvent être débarrassés de façon permanente ? Quelles choses ne sont employées que rarement et doivent être rangées à un endroit plus adapté ? Supprimer l’inutile a aussi l’avantage de pouvoir recenser plus rapidement les ressources disponibles. Ce qui diminue le risque que des outils soient commandés à nouveau alors qu’ils sont déjà en stock.
Seiton ou situer les choses (Ranger)
Situer les choses découle directement du premier S (supprimer). La question qui se pose est de savoir suivant quel système les différents outils de travail doivent être classés et rangés. Tout outil a besoin d’une place fixe. Quel outil est utilisé fréquemment et par qui ? Quels outils doivent être accessibles à tout le monde ? Comment faire en sorte que les chemins d'accès aux ressources nécessaires soient le plus court possible ? Le système de rangement qui en résulte doit être consigné. Les étiquettes et autres signes de marquage permettent de rendre ce classement visible et compréhensible par tous. Les photos et dessins aident aussi à repérer les erreurs de rangement et y remédier dans les meilleurs délais.
Seiso ou (faire) scintiller (Dépoussiérer)
Le meilleur système de rangement ne servira à rien si le lieu de travail n’est pas propre. Voilà pourquoi il faut dépoussiérer (nettoyer) le lieu de travail. Cela concerne également tous les équipements et autres outils qui peuvent être soumis à un contrôle ou un entretien. Si une quantité de poussière excessive ou un niveau d'usure anormalement élevé est constaté(e), alors les responsables doivent en analyser les causes. L'étape du nettoyage n'est certainement pas la plus populaire de la méthode des 5S, mais au final elle assure un meilleur climat de travail. Et si les locaux accueillent régulièrement des clients, la nouvelle propreté devrait en toute logique fournir de meilleurs résultats en matière de contact avec la clientèle également.
Seiketsu ou standardiser les règles (Rendre évident)
Le concept de « standardisation » de la méthode des 5S englobe deux idées différentes. D’une part, il s’agit de proclamer le niveau d’ordre et de propreté atteint au rang de norme (standard) et de s’engager à respecter cette norme. D’autre part, il s’agit d'indiquer comment atteindre cette norme. Ainsi, les étiquettes et autres signes de marquage peuvent assurer que le rangement des outils et matériels ne changera pas. Il est en outre possible de planifier quelles machines doivent être nettoyées et entretenues et à quelle fréquence. Des responsables peuvent aussi être désignés pour les différentes tâches et domaines. En plus de quoi des listes peuvent être dressées afin de guider les employés.
Shitsuke ou suivre et progresser (Être rigoureux)
Enfin, la dernière étape consiste à pérenniser ce qui a été acquis en employant la rigueur que cela nécessite. Si des négligences sont commises, il importe d'y remédier au plus vite. Pour cela, des contrôles réguliers ainsi que l'engagement de chaque employé sont nécessaires. Le cycle complet des 5S doit être répété régulièrement afin de pouvoir réaliser de nouvelles améliorations. Shitsuke représente la cinquième étape, qui, suivant un agencement circulaire, ramène à la première. Mais il n'est pas rare qu'elle soit considérée comme le principe fondamental du système et soit donc placée au milieu du cycle 5S-kaizen pendant que les quatre autres gravitent autour d'elle.
Mise en œuvre et avantages de la méthode des 5S ou ORDRE
Les étapes prises individuellement peuvent sembler faciles à appliquer au premier abord, mais dans la pratique elles ne sont pas exemptes de difficultés. En effet, pour réussir à mettre en œuvre une telle méthode de lean management 5S, tous les employés doivent jouer le jeu. Or, souvent, des résistances apparaissent au sein du personnel. Ces méthodes sont d’abord associées à un supposé effort supplémentaire et peuvent en outre être ressenties par certains employés comme une intrusion dans leur environnement de travail.
Il revient dans ce cas-là au supérieur hiérarchique d’informer en détail sur les méthodes 5S et kaizen et d’en indiquer les avantages concrets. Ceux-ci peuvent être résumés comme suit :
• L’ordre et la propreté augmentent le niveau de bien-être.
• Des ressources sont économisées et peuvent être employées à meilleur escient ailleurs.
• Les processus de travail sont exécutés de manière plus efficace et productive.
• Le transfert de poste de travail se déroule beaucoup plus simplement.
• Le risque d'accidents de travail est réduit.
• De l’espace est libéré, ce qui offre ensuite de nouvelles possibilités.
En présentant et en expliquant tous ces avantages, il est possible en général de convaincre plus d'employés des changements à venir. La direction doit bien faire comprendre que la méthode des 5S ne profite pas seulement à l'entreprise, mais à chaque employé. Pour que ce message soit bien reçu, il convient d’accorder une grande importance à la formation. Il faut parfois un certain temps pour que la méthode des 5S soit pleinement assimilée, néanmoins avec un peu de discipline et suffisamment de répétition les premiers effets positifs ne devraient pas tarder à apparaître. Dans tous les cas, il est conseillé aux supérieurs de montrer l’exemple. C’est le seul moyen d’obtenir un succès durable.
Les informations-clefs en un clin d’œil
La méthode des 5S comporte cinq étapes :
• Supprimer l’inutile
• Situer les choses
• Scintiller (faire)
• Standardiser les règles
• Suivre et progresser
Bien que ces principes aient été élaborés initialement pour l'industrie manufacturière, ils peuvent être appliqués de manière universelle à n’importe quel lieu de travail. L’objectif est de créer un cadre de travail ordonné et productif. Pour ce faire, les supérieurs doivent faire preuve d'exemplarité, mais également convaincre leurs employés des bienfaits de la méthode avant de l'appliquer.
Le degré de rigueur avec lequel la méthode est appliquée doit être décidé en concertation avec le personnel. Une démarche isolée de la direction n'est en aucun cas judicieuse. Il faudra un certain temps pour que les différentes étapes soient fermement ancrées dans le quotidien de l'entreprise, mais cela en vaut la peine. Depuis son succès au Japon, la méthode des 5S est appliquée dans de nombreuses entreprises partout dans le monde, non sans raison.

 

Sommaire
Dresser une to-do list
Gestion des priorités : l’urgent avant l’important
Observer la règle du 80:20
Donner la priorité à votre « frog »
Fixer des délais réalistes
Oublier le multitasking
Ne pas s’attarder au perfectionnisme
Éliminer les distractions

En résumé : comment prioriser
Gestion des priorités : 9 méthodes pour un travail efficace

En créant son entreprise, on est souvent confronté à une montagne de choses à faire en apparence insurmontable. Par où commencer ? Tout d’abord, restez calme ! Contrairement aux apparences, tout n’a pas la même priorité. Ayez un regard critique sur votre travail et vous réaliserez rapidement qu’il y a des tâches importantes et urgentes qu’il est impossible de retarder, tandis que d’autres seront sans grandes conséquences si on les repousse. Apprenez à prioriser vos travaux de façon logique, même quand vous faites face à l’imprévu. Après tout, avec une charge de travail bien structurée, vous aurez plus de motivation, plus d’énergie et serait plus productif.
Dresser une to-do list
On ne peut pas commencer cette liste de conseils sans parler de la to-do list. Elle doit faire l’objet d’une liste physique (document, post-it, document Word ou autre), et non d’un ensemble de points que vous gardez simplement dans votre tête. Notez d’abord toutes les tâches à accomplir de manière désordonnée. Ajoutez la date à laquelle vous effectuez cette écriture. Cela vous permettra de savoir depuis combien de temps vous reportez certains point.
Vous aurez ainsi une liste globale, qui doit servir de base pour structurer votre workload. Gardez-la à portée de main car vous serez sûrement amené à la mettre à jour régulièrement et en tout temps.
Conseil
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Gestion des priorités : l’urgent avant l’important
Afin de gérer efficacement votre to-do list, vous pouvez effectuer des planifications journalières ou hebdomadaires pour une bonne organisation du court terme. Au début de chaque période de planification, vous transférez les tâches en suspens de votre liste générale vers une liste quotidienne ou hebdomadaire. Le principe d’Eisenhower, du nom de l’ancien président américain souvent cité dans le domaine, propose de prioriser d’abord les tâches les plus urgentes/importantes.
Les tâches classées importantes sont celles qui tôt ou tard affecteront vos objectifs de long terme. Les tâches urgentes, en revanche, sont celles dont on peut s’attendre à des conséquences négatives si elles ne sont pas accomplies à temps. Il s’agit, par exemple, des délais fixés par les clients ou des impératifs des autorités administratives. Le principe d’Eisenhower recommande que ces tâches soient priorisées et que, en cas de doute, les questions importantes mais non urgentes soient transférées sur une liste quotidienne ou hebdomadaire différente.
Le principe d’Eisenhower peut être illustré dans une matrice divisée en deux catégories : « important » et « non important », « urgent » et « non urgent ». Il en résulte quatre champs d’action, qui sont marqués par ordre alphabétique ci-dessous suivant leur priorité : "A" jouit de la plus haute priorité tandis que "D" peut être mis de côté dans la mesure du possible :

L’expérience a montré que la chose la plus importante dans la planification d’une journée est de faire face à l’urgence. D’autre part, dans un plan hebdomadaire, il est également possible d’accomplir des tâches importantes qui sont essentielles à la réussite de l’entreprise sur le long terme. Ainsi, les missions quotidiennes et hebdomadaires sont liées les unes aux autres.
Comme le montre la matrice d’Eisenhower, prioriser consiste aussi à déléguer des tâches qui peuvent ne pas être traitées directement par vous personnellement. Il peut s’agir des éléments suivants :
• Tâches routinières (revue de presse par exemple)
• Problèmes pour les experts (résolution d’un problème informatique spécifique)
• Questions détaillées (clarifier l’heure exacte d’une livraison)
• Initier un travail (créer une première ébauche pour une présentation client)

Observer la règle du 80:20
Un autre principe utile pour prioriser les tâches de votre liste est la règle 80:20, aussi appelée Principe de Pareto. Il stipule qu’avec 20 % de l’effort investit, on peut atteindre 80 % du résultat souhaité. Par exemple, si vous vous concentrez sur les trois tâches principales de votre liste, vous aurez quand même un rendement élevé.
Vous pouvez mettre toutes les autres tâches en arrière-plan et les inscrire sur une deuxième liste, que vous ne reprendrez pas avant que les tâches principales ne soient terminées. Les tâches routinières simples, qui demandent peu de temps et de concentration, peuvent être effectuées à des moments où vous vous sentez un peu fatigué (par exemple après le déjeuner). Ce ne sont pas les occasions qui manquent ; de nombreuses études ont démontré que l’on n’est productif en moyenne que 3 heures environ par jour de travail de 8 heures.
Si vous voulez déterminer quelle partie de votre charge de travail représente les 20 % en question, les questions suivantes peuvent vous aider :
• Quel est le but premier de mon entreprise ?
• Quelles sont les tâches qui m’amènent, moi et mon entreprise, le plus rapidement vers cet objectif ?
• Quels sont les principaux moteurs de mon entreprise ?
• Quelles sont les tâches à accomplir pour assurer la viabilité et la capacité d’action de mon entreprise ?
• Combien de personnes ont besoin que cette tâche soit effectuée pour pouvoir elles-mêmes avancer ?
Donner la priorité à votre « frog »
Il est fort probable que l’un des trois points les plus pertinents de votre liste est une tâche que vous trouvez particulièrement pénible. Il s’agit généralement d’une question complexe qui demande beaucoup de temps et donne l’impression de ne pas avancer. Cette tâche est appelée « frog » dans les pays anglophones (pour grenouille). Son nom vient de l’expression américaine « Eat the Frog! », qui consiste à dire que si vous ingurgitez une grenouille vivante juste après vous être levé le matin, le pire est alors déjà derrière vous pour cette journée.
Cela signifie que vous devez toujours commencer la journée par la tâche la plus difficile. Pour identifier cette tâche, il suffit de se demander ce qui vous embête le plus. En mangeant alors d’abord cette « grenouille », vous vous débarrasser d’un poids. Garder une tâche difficile constamment à l’esprit use à la longue. Et de toute façon, vous devez bien la faire un jour ou l’autre.
Fixer des délais réalistes
Tous les points de votre liste de choses à faire ont besoin d’échéances claires pour que vous ne risquiez pas de les traiter en retard. Alors que les délais pour les tâches urgentes sont généralement fixés par le client, vous avez carte blanche pour les autres missions classées « importantes ». Vos objectifs ne doivent pas être trop optimistes : si vous accumulez trop de tâches en trop peu de temps, la frustration est inévitable. Afin de vous rendre compte au mieux de l’effort nécessaire, il est utile de subdiviser chaque tâche en étapes individuelles et de les inclure dans votre liste.
Bien planifier dans le temps signifie aussi être capable de réagir avec flexibilité aux changements soudains. Prenez donc l’habitude de laisser un peu de marge pour faire face à l’imprévu. Si un appel important survient, vous obligeant à abandonner les priorités que vous avez établies, vous devriez avoir suffisamment de temps pour réorganiser votre charge de travail.

Oublier le multitasking
Même si certains aiment affirmer le contraire, il n’existe pas de multitasking réel efficace, tout du moins pas dans la mesure que nous aimons l’imaginer. Il est impossible pour le cerveau humain d’effectuer deux ou plusieurs tâches complexes simultanément sans que cela en entrave la qualité. En effet, l’esprit passe rapidement d’une zone à l’autre, ne consacrant qu’une partie de son attention à chacune d’elles.
Les tâches ne sont alors traitées que superficiellement et, par conséquent, des résultats assez insatisfaisants en découlent. De plus, cette tentative malavisée de gérer plusieurs tâches en même temps coûte beaucoup d’énergie et cause du stress, ce qui porte nettement défaut à la productivité. Les chercheurs et consultants dans le domaine recommandent très largement de traiter vos tâches les unes après les autres et non simultanément.
Ne pas s’attarder au perfectionnisme
Si le mythe du multitasking a été brisé par les chercheurs, le contraire, à savoir le perfectionnisme, n’est pas non plus tellement recommandé. Si vous révisez constamment votre travail et vous attardez en permanence sur des détails négligeables, vous perdrez beaucoup de temps et d’énergie. Le principe de Pareto doit être ici gardé en tête : si 20 % de votre investissement représente déjà 80 % du résultat voulu, les 80 % de l’effort de travail restant ne sont responsables que de 20 % du résultat.
On peut illustrer le principe par le prix d’achat d’une voiture : pour quelques milliers d’euros, vous obtenez un véhicule fonctionnel avec un intérieur fonctionnel ; si on met un peu plus la main au porte-monnaie, on paie surtout pour des équipements optionnels plus ou moins utiles.
Afin d’être aussi efficace que possible, vous devriez vous contenter de faire une grosse partie de votre travail simplement « bien ». C’est souvent préférable plutôt que de concentrer toute son énergie sur une seule tâche alors que toutes les autres prennent du retard. Mais vous devez accepter le fait que des erreurs peuvent aussi se produire. Soyez ouvert à la critique et tirez des leçons de votre expérience, au lieu de perdre votre temps à essayer d’obtenir un résultat parfait dès le départ.

Éliminer les distractions
Les réponses aux emails, messages Skype et autres interrompent constamment le flux de travail. Plus vous êtes interrompu dans vos tâches, et plus le stress risque d’augmenter. Il est donc bon de se couper de toute distraction. Dans la plupart des cas, cela inclut les messages privés WhatsApp, les appels téléphoniques sans importance et les messages vers vos comptes de médias sociaux.
Aussi difficile que cela puisse être, désactivez les alertes instantanées de votre messagerie, de votre smartphone ou encore de Facebook et fixez un moment où vous pourrez répondre en une seule fois à tous ces messages. Cela peut se faire après le déjeuner ou avant de terminer votre journée, mais dans tous les cas après avoir « mangé la grenouille » (voir ci-dessus) !
En résumé : comment prioriser
Bien répartir sa charge de travail est un processus difficile à mettre en place qui peut être amélioré au fur et à mesure de l’expérience acquise. Afin d’avoir une bonne vue d’ensemble des progrès et problèmes récurrents, il est bon de tenir un journal de bord. Par exemple, vous pouvez noter la durée réelle de certaines tâches pour fixer de meilleurs délais par la suite. De plus, vous pouvez repérer ce qui vous interrompt régulièrement dans votre travail et trouver des mesures utiles à mettre en place pour ne pas perdre en efficacité.
Finalement, une réflexion constante sur sa manière de fonctionner est nécessaire pour adapter les conseils d’optimisation du travail : la pratique et l’expérience sont clés pour s’améliorer.

Sommaire

Qu’est-ce que la méthode GTD ?
Les 5 étapes de la méthode GTD
Points forts et failles de la méthode GTD
En résumé : la méthode GTD fonctionne, mais pas pour tout le monde

GTD (Getting Things Done) : une méthode de productivité pour tous les aspects du quotidien

Exécutez-vous régulièrement certaines de vos tâches à la dernière minute ? Le soir, du fond de votre lit, vos pensées se tournent-elles déjà vers les dates-butoirs des prochains jours ? Avez-vous le sentiment de peiner à remplir vos engagements ? Si oui, vous êtes le candidat idéal pour le système de gestion GTD.
Qu’est-ce que la méthode GTD ?
GTD (Getting Things Done) est un système de gestion du temps et de la productivité, permettant à son utilisateur d’exécuter efficacement et sans stress ses tâches et obligations à l’aide d’un système de listes et de calendrier.
Le principe de base de la méthode GTD : toutes les tâches doivent être collectées et consignées par écrit pour bien s’assurer de ne rien oublier. L’utilisateur fait ainsi l’expérience d’un sentiment d’allègement durable, dans la mesure où il n’a alors plus besoin de toujours se rappeler de tout. Une fois éliminée la nécessité de devoir se rappeler constamment les tâches importantes, les pensées de l’utilisateur tournent moins souvent autour de la planification de ses activités. Ainsi, par exemple : il passera moins de temps à se tourner et se retourner dans son lit tard le soir. Profitant de l’organisation écrite qui permet à son cerveau de se reposer, assuré de ne rien oublier et d’exécuter ses tâches dans les délais impartis. Il pourra ainsi réellement profiter de ses périodes de repos et accorder une plus grande concentration à ses tâches en cours en ayant l’esprit libre.
Selon cette méthode, les tâches d’envergure sont, en outre, divisées en plus petites tâches, pour lesquelles vous vous devez de fixer des délais concrets. Une révision régulière de vos listes vous garantit ensuite une bonne vue d’ensemble de toutes les tâches et de tous les projets à exécuter, de détecter les failles de votre système et de procéder à des améliorations.
Ce système a été développé par David Allen, conseiller américain en productivité et publié en 2001 dans son livre du même nom « Getting Things Done ». Depuis lors, la méthode GTD (Getting Things Done) a fait des millions d'adeptes partout dans le monde.
Définition: Getting Things Done
Getting Things Done, abrégé en GTD ou également désigné par le terme méthode GTD, est une méthode de gestion développée par l’Américain David Allen, selon laquelle l’ensemble des tâches professionnelles et personnelles d'un individu sont répertoriées dans des listes. L’esprit ainsi déchargé de la nécessité de retenir toutes ces choses, il peut ainsi se concentrer pleinement sur la tâche en cours. La productivité de l’utilisateur s’en trouve alors augmentée.
Les 5 étapes de la méthode GTD
La méthode GTD compte cinq étapes à l’ordre précisément défini que nous expliquerons ci-après :

Étape 1 : Collecter
Collecter et consigner tous vos rendez-vous, tâches et idées en souffrance dans des « boîtes d’entrée ». Nul besoin que ces dernières soient des boîtes d’entrée physiques. Il s’agit ici d’un terme générique désignant des systèmes de classement dans lesquels vous pouvez conserver des informations écrites. Par extension, on peut également parler de boîtes d’entrée numériques ou analogiques : votre boîte de messagerie électronique, Evernote ou OneNote ou des plateaux de rangement physiques et des rangements suspendus. À ses débuts, le modèle GTD peut exiger quelques jours de travail pour tout mettre en place. Par la suite, il suffit de rajouter vos nouveaux rendez-vous, tâches et idées dans vos corbeilles d’entrée, dès qu’ils surviennent. Cela ne vous prendra plus que quelques minutes.
Étape 2 : Traiter
Vous devez ensuite passer au crible et traiter les notes que vous avez accumulées dans votre boîte d’entrée. Cela signifie que vous devez les classer dans le système GTD. À cette fin, répondez aux questions suivantes pour chacune de vos entrées :
• De quel type de tâche /action s’agit-il ?
• Puis-je réaliser quelque chose tout de suite ?
• Quelle est la prochaine étape/action ?
Lorsque vous passez en revue votre boîte d’entrée, ne laissez rien de côté, classez bien chaque élément.
Lorsqu’une action n’est pas nécessaire, choisissez l’un des trois options suivantes :
• Éliminer
• Conserver à titre de référence
• Archiver dans une liste « Peut-être/Un jour »

Étape 3 : Organiser
Toutes les entrées nécessitant une action sont ensuite classées dans des bacs intermédiaires ou des listes avant d’être traitées.
Conseil
Les tâches nécessitant moins de deux minutes doivent être immédiatement traitées, sans être reportées dans le système GTD.
Calendrier
Seuls les rendez-vous ou délais doivent être saisis dans le calendrier. Les tâches à exécuter sont inscrites dans la liste des « Prochaines actions » ou enregistrées sous forme de projets et divisées en étapes partielles.
Projets
Chaque tâche composée de plusieurs actions est considérée comme un projet au sein de la méthode GTD de David Allen. Ainsi, la rénovation de son logement personnel devient un projet, au même titre que la campagne marketing professionnelle d'un produit. Inscrivez tous vos projets sur une liste de projets et réviser la régulièrement. Définissez ensuite les étapes suivantes de chaque projet et saisissez des délais précis dans votre calendrier. Prévoyez également une liste de rappel pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d’autres. Vous conserverez ainsi une vue d’ensemble des tâches sur lesquelles d’autres personnes travaillent pour vous.
Prochaines actions
Outre la liste de projets, prévoyez également une liste séparée dans laquelle répertorier toutes les étapes indépendantes d’un même projet. Selon l’envergure de vos tâches, vous pouvez également créer plusieurs listes contextuelles – par exemple une liste privée et une autre professionnelle, une liste d'appels à passer ou encore de choses à acheter, etc.
En attente de retour
Prévoyez une liste de rappel dédiée à toutes les tâches que vous avez déléguées. Définissez des dates auxquelles vous assurer de l’avancée de leur exécution.
Étape 4 : Réviser
L’organisation de vos tâches, dates-butoirs et rendez-vous apporte une bonne vue d’ensemble de ce que vous avez à faire, sans pour autant suffire à augmenter votre productivité et vous assurer que tout soit réalisé dans les délais impartis. Pour cela, il est essentiel de passer régulièrement vos listes en revue.
Ce n’est qu'’ne fois assuré que votre système est à jour que vous pourrez vous concentrer sur vos tâches en cours sans vous inquiéter d’avoir potentiellement oublié des rendez-vous ou délais.
Vous devriez donc consulter votre calendrier plusieurs fois par jour et contrôler vos listes au moins une fois par jour pour sélectionner votre tâche suivante. Videz également quotidiennement votre corbeille d’entrée.
Dans le cadre de la méthode GTD, une révision, actualisation hebdomadaire est également nécessaire. Cette révision est formée des étapes suivantes :
• Se vider la tête : pour conclure la semaine, notez à nouveau toutes les idées qui vous passent par la tête.

• Boîte d’entrée : triez les nouveaux rendez-vous, tâches et idées selon le système GTD.

• Liste de tâches : la liste est-elle à jour ? Toutes les tâches achevées ont-elles été rayées ? Quelles tâches reste-t-il à exécuter ces prochains jours ?

• Listes de projets : la liste est-elle à jour ? Au cours de la semaine qui s’est écoulée, avez-vous mis en œuvre, au moins, une étape d’avancement de votre/vos projet(s) ?

• Liste « Peut-être/n’importe quand » : souhaitez-vous déplacer des idées de cette liste vers votre liste de projets et les traiter ?

• Calendrier : le calendrier est-il à jour ? Avez-vous vraiment pris en compte tous vos rendez-vous et dates-butoirs ? Quels rendez-vous ou délais avez-vous planifié pour ces prochains jours ? Tous vos rendez-vous et délais sont-ils bien saisis ?

• Liste « En attente » : quel est l’état actuel des tâches que vous avez déléguées ? Au besoin, relancez vos collaborateurs.
Étape 5 : Exécuter
Pour choisir quoi faire ensuite, vous devez tenir compte des quatre critères de la méthode GTD : contexte, temps disponible, énergie disponible et priorité.

Contexte
Votre système GTD comporte, au minimum, une liste de tâches. Dans la vie quotidienne, vous évoluez dans de nombreux contextes (travail, famille, loisirs), c’est pourquoi il est judicieux de créer plusieurs listes, des listes contextuelles. Ainsi, pour définir votre tâche suivante, vous ne ferez pas face à une liste de tâches longue comme le bras et pourrez facilement passer en revue, de manière ciblée, vos courtes listes contextuelles.
Et lorsque vous aurez un moment de battement, lors duquel vous souhaiterez être productif, vos premières questions seront : Dans quel contexte suis-je ? Que puis-je faire dans l’absolu ? Lorsque vous patientez dans la salle d’attente du cabinet médical et souhaitez mettre votre temps à profit, vous pouvez difficilement passer des appels professionnels confidentiels. Vous pouvez, cependant, répondre à quelques emails brefs ou envoyer un message à un ami.
Temps disponible
De combien de temps disposez-vous ? Si vous devez faire un trajet de 15 minutes en voiture, n’entamez pas de conversation téléphonique susceptible de vous prendre une heure. En revanche, vous pourriez faire un arrêt rapide au supermarché et rayer quelques articles de votre liste d’achats.
Énergie disponible
Notre niveau de performance fluctue au fil de la journée. Ce biorythme s’exprime différemment d’une personne à l’autre. Observez pendant une semaine la manière dont vos niveaux d’énergie varient pendant la journée pour déterminer vos pics et vos creux de performances. Les tâches exigeant votre concentration la plus totale et votre productivité devront ainsi, à l’avenir, être réalisées à des moments favorables de votre biorythme, lorsque vous vous sentez en forme et plein d’énergie. Ainsi, il serait peut-être mieux de programmer la préparation d’une présentation importante dans la matinée, plutôt que l’après-midi. Ceci dit, il se peut que vous soyez aussi plus productif l’après-midi ou en soirée. À vous, de planifier vos tâches en fonction.
Priorité
Si vous procédez au tri préliminaire de vos tâches selon ces trois critères et qu’il vous reste plusieurs options, leur priorité sera déterminante : Quelle est la tâche la plus importante ? Commencez alors par cette tâche.
Vous êtes au bureau et avez une heure de battement avant votre prochaine réunion ? Vous avez le choix entre rayer plusieurs appels téléphoniques de votre liste, créer un rapport ou poursuivre votre travail sur un concept d’atelier. Si l’atelier doit avoir lieu dans trois jours et que vous ne l’avez pas encore préparé, choisissez cette tâche. Elle a priorité. Le rapport est une tâche de routine et les appels que vous devez passer peuvent également attendre quelques jours.
Points forts et failles de la méthode GTD
La méthode GTD fait controverse : elle compte de nombreux adeptes, mais aussi d’innombrables critiques.
Points forts
Fiabilité : le système garantit que toutes les tâches sont exécutées (en temps voulu). Pour les personnes qui oublient souvent des rendez-vous ou dates-butoirs, la méthode GTD peut faire la différence.
Organisation complète : la méthode GTD suggère un système d’organisation unique pour tous les projets, aussi bien privés que professionnels. Cela permet de limiter toute dispersion.
Encouragement à la mise en œuvre rapide : en distinguant clairement ces différentes étapes : « Organiser », « Mettre en revue » et « Exécuter », GTD vous aide à combattre le surmenage. La division de gros projets en plusieurs petites tâches vous permet de vous y atteler plus facilement.
Structure claire : les nombreuses listes et questions directrices vous permettent d’exploiter efficacement votre temps libre, évitant les allées et venues non productives et sans queue ni tête entre les différentes tâches.
Liberté : ainsi résumée, la méthode GTD vous donne plus de liberté au quotidien. Elle ne vous dicte aucun plan journalier ou hebdomadaire. Chacun décide de l’ordre dans lequel il souhaite exécuter ses tâches. Cela peut motiver - cependant, de nombreux utilisateurs de cette méthode voient également ceci comme une faille.
Failles
Aucune aide à l’établissement de priorités : avec la méthode GTD, les priorités tiennent un rôle secondaire. La première utilité de ce système est de ne rien oublier et d’exploiter son temps libre de manière efficace. Pour ceux qui souhaitent s'assurer de définir correctement leurs priorités, il existe d’autres techniques - dont la matrice d’Eisenhower par exemple.
Aucune organisation hebdomadaire et quotidienne : GTD ne suggère pas non plus de planification optimisée de ses journées ou de ses semaines. Si vous avez du mal à définir des objectifs, déterminer les étapes suivantes et agencer efficacement le déroulement de votre journée, la méthodologie GTD ne vous aidera pas vraiment. Pour une planification quotidienne de vos tâches, la méthode ALPEN peut être mieux adaptée.
Classification systématique complexe : il ne faut pas compter s’imprégner du principe GTD en cinq minutes, ni le mettre en œuvre en un après-midi. Pour pouvoir le transformer en atout, il faut en avoir compris chaque particularité et être prêt à les appliquer. Il s'agit d’un système tout ou rien. Ainsi, par exemple, si vous ne procédez pas au passage en revue hebdomadaire de ce que vous avez accompli ou ne classez pas vos listes de tâches par contexte, vous freinerez votre réussite.
(Trop) nombreux changements d’habitudes : séduit par la méthode GTD ? Préparez-vous à modifier très rapidement un grand nombre de vos habitudes. Vider votre corbeille d’entrée régulièrement est une obligation, le passage en revue de votre liste de projets et de la liste « En attente » doit être planifié et, dans un premier temps, la création de listes contextuelles est un apprentissage.
La critique principale faite à GTD est la suivante : ces nombreux ajustements ajoutent à la charge mentale de l’utilisateur. S’il vous est difficile de changer vos habitudes, intéressez-vous plutôt à une technique d’organisation mieux adaptée à votre personnalité.
En résumé : la méthode GTD fonctionne, mais pas pour tout le monde
La méthode GTD (Getting Things Done) est une méthode de gestion qui fonctionne. C’est ce qu’indiquent nombre de ses adeptes dans le récit de leurs réussites. Cependant, sa mise en œuvre est loin d’être si simple.
Les personnes appréciant les procédures analytiques et structurées et bénéficiant déjà d’une grande clarté dans leurs objectifs et priorités peuvent profiter des principes GTD. En outre, lorsque vous devez réaliser de nombreuses tâches diverses et variées, ce système vous offre une aide pratique, vous permettant de conserver une meilleure vue d’ensemble au quotidien.
Cependant pour les personnes impliquées dans un nombre de projets raisonnable, dont les responsabilités (professionnelles et privées) ne sont pas extrêmement variées, la méthode GTD est généralement surdimensionnée. Dans de tels cas, il suffit parfois de bien gérer son calendrier, d’établir deux listes de tâches, l’une professionnelle, l’autre privée et de prévoir une pause hebdomadaire pour faire le tri dans ses emails.
Conseil
David Allen a écrit une suite à son Bestseller « Getting Things Done ». Dans son livre « Making it all Work », en version française : « La méthode GTD en pratique (Getting things done) », il catégorise les principes du GTD dans un contexte plus large et explique en quoi le contrôle et la perspective sont les deux principes de gestion les plus importants. Si vous souhaitez vous essayer à la méthode GTD, vous trouverez, dans ce livre, de nombreuses explications et informations complémentaires à appliquer au quotidien.

 

 

 

Sommaire

Comment fonctionne la technique Pomodoro ?
Les avantages : dans quelle mesure la méthode Pomodoro est-elle utile ?
Les inconvénients : dans quelles circonstances la technique Pomodoro n’est-elle pas utile ?
Quels sont les outils nécessaires pour la méthode Pomodoro ?
Pour qui la méthode Pomodoro est-elle adaptée

 

 

Technique Pomodoro : comment résister aux distractions et augmenter votre productivité

Rester concentrer sur son travail est devenu un véritable défi dans de nombreux secteurs : la liste des tâches s’allonge d’heure en heure, appels téléphoniques, réunions, l’arrivée en permanence de nouveaux emails et la tentation de se tenir informer par le biais des médias sociaux ou d’une petite discussion en prenant un café. Bref, les raisons d’interrompre son travail sont pléthore. Cependant, le résultat est toujours le même : cela ne favorise pas la productivité.
Pour tous ceux qui désirent augmenter leur capacité de concentration et accomplir plus de travail en moins de temps, il serait judicieux de tester la technique Pomodoro. Cette méthode de gestion du temps a attiré de nombreux nouveaux adeptes ces dernières années, et ce à juste titre.
Comment fonctionne la technique Pomodoro ?
L’Italien Francesco Cirillo a développé la technique Pomodoro dès les années 80. Elle doit son nom italien issu de pomodoro, qui signifie « tomate » et qui rappelle la minuterie que Cirillo utilisait lors de ses premiers essais avec la méthode de gestion du temps. En effet, cette minuterie avait la forme d’une tomate.
Définition: technique Pomodoro
la technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps, qui divise les tâches à accomplir en intervalles de 25 minutes, encadrés de pauses régulières qui agissent positivement sur les performances mentales et facilitent la concentration même pendant de longues heures.
La technique s’explique rapidement : vous divisez les tâches que vous devez accomplir en intervalles de 25 minutes. Entre chacun des quatre premiers intervalles, prenez une pause de 5 minutes et le quatrième intervalle écoulé, prenez une pause plus longue de 20 à 30 minutes. On appelle pomodoro un intervalle passé à travailler.
Il existe entre-temps des variantes qui proposent des cycles de travail de 50 minutes. Toutefois, la méthode originale prévoit toujours quatre « pomodori » de 25 minutes.

Les avantages : dans quelle mesure la méthode Pomodoro est-elle utile ?
La simplicité de la technique Pomodoro est certainement la raison pour laquelle elle n’a cessé de gagner en popularité au cours de ces dernières années. Il suffit d’une minuterie ou d’une montre, et déjà on peut commencer. Dans un monde toujours plus complexe, on se réjouit de toute solution simple.
Et pourtant, la véritable raison de l’engouement pour cette méthode réside certainement dans le changement qu’elle apporte à notre manière de travailler. Nous sommes de plus en plus exposés à des distractions de l’extérieur ou de notre propre fait, il nous est donc de plus en plus difficile de nous concentrer sur une seule tâche pendant assez longtemps. Dans ces conditions, le processus de travail subit de nombreuses perturbations, qui empêchent d’obtenir de bons résultats. La promesse de la méthode Pomodoro est de diminuer, voire de supprimer, ces perturbations.
Remarque
Distractions externes : un collègue qui a juste une petite question à poser, le téléphone qui sonne, des réunions trop nombreuses qui viennent interrompre le déroulement du travail.
Distractions internes : c’est cette impulsion qui nous porte à lire les emails dès qu’ils arrivent, à visiter des réseaux sociaux par simple curiosité ou par procrastination, et à laisser courir ses pensées.
La méthode Pomodoro permet d’enrayer les distractions, les interruptions, et de se concentrer sur une tâche unique afin d’augmenter la productivité. Mais pas seulement ! À bien des égards, elle exerce un effet positif sur la vie professionnelle au quotidien :
1. Plus d’autodiscipline : ceux qui appliquent régulièrement la technique Pomodoro développent leur capacité de concentration et de contrôle de leurs impulsions : c’est le meilleur moyen d’être productif.

2. De meilleurs résultats : la probabilité de trouver des solutions innovantes ou de bonnes solutions augmente énormément à mesure que l’on se concentre sur une seule chose pendant une période prolongée.

3. Une courbe de performance plus longue : alterner judicieusement concentration et détente maintient la performance mentale à un niveau élevé. Le cerveau peut se régénérer entre-temps, ce qui permet de travailler de manière productive plusieurs heures d’affilée.

4. Plus de temps libre : comme la productivité augmente grâce au single-tasking (c’est-à-dire l’exécution successive et ciblée des tâches), le travail est terminé plus rapidement et dans l’idéal, vous pouvez même finir avant l’heure, et profiter du temps libre ainsi gagné. Si cela n’est pas possible pour des raisons professionnelles, vous avez au moins créé un espace libre, puisque vous avez plus de temps pour accomplir d’autres tâches urgentes.

5. Évaluation objective : noter le nombre de pomodori terminés chaque jour donne un bon aperçu de sa productivité. En fonction de la précision des statistiques, on obtient également une idée des activités que l’on juge faciles à réaliser, et des circonstances qui augmentent ou nuisent à notre productivité. Ce sont toutes des informations que l’on peut utiliser pour s’organiser au quotidien afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Une autre raison qui rend cette technique de gestion du temps si populaire est que la division en unités de travail de 25 minutes est très accessible : au prix de quelques efforts, même les plus grands accros des réseaux sociaux parviennent à éviter les distractions pendant 25 minutes.
Remarque
Francesco Cirillo a développé la technique Pomodoro alors qu’il était encore étudiant. Il avait du mal à se concentrer sur les matières à apprendre, il eut donc l’idée de diviser son temps d’apprentissage en courtes sessions. Il régla sa minuterie sur 25 minutes et resta concentré jusqu’à ce qu’elle sonne.

Les inconvénients : dans quelles circonstances la technique Pomodoro n’est-elle pas utile ?
La technique Pomodoro n’a pas de véritable inconvénient, mais elle comprend toutefois un défi : vous devez savoir quelle quantité de travail vous pouvez accomplir en 25 minutes, et organiser votre travail de façon à ce que l’alarme ne vous perturbe pas au beau milieu d’une tâche. Sinon, la technique Pomodoro perturberait votre flux de travail et aurait précisément l’effet inverse que le résultat souhaité.
Il est possible de regrouper les petites tâches, par exemple, réserver un pomodoro pour répondre à plusieurs emails. En revanche, les tâches plus importantes peuvent généralement être subdivisées en tâches partielles. C’est le cas par exemple de l’évaluation d’indicateurs destinés à un rapport mensuel complet, la rédaction d’un paragraphe pour ce même rapport, ou la lecture d’un article spécialisé.
Quels sont les outils nécessaires pour la méthode Pomodoro ?
La technique Pomodoro ne requiert aucun outil particulier. Tout ce dont vous avez besoin est un appareil qui vous rappelle de prendre une pause au bout de 25 minutes.
Avec quoi mesurer le temps Pomodoro :
• avec une minuterie (comme dans l’original)
• avec un smartphone (chaque smartphone propose une fonction de minuterie standard)
• avec un réveil (programmez l’heure de la sonnerie sur 25 minutes manuellement)
• avec un sablier (il existe des sabliers Pomodoro qui indiquent 25 minutes)
Si vous préférez une solution numérique, vous pouvez choisir parmi toute une série d’applis et de logiciels Pomodoro. Vu que de tels outils peuvent parfaitement contribuer à vous motiver à essayer cette nouvelle technique, il est utile d’en tester quelques-uns et, si nécessaire, d’investir quelques euros. De nombreuses applications Pomodoro sont également disponibles gratuitement.
Choix d’applications Pomodoro
1. Tomato Timer (Web)
2. Tomato.es (Web – avec fonction statistiques et la possibilité de comparer ses propres pomodori terminés avec ceux d’autres utilisateurs ou collègues)
3. Pomodoro Timer Software (logiciel à télécharger gratuitement)
4. Focus To-Do (Windows, Mac, Android, iOS – associe Pomodoro à la gestion des tâches)
5. Pomotodo (Web, Mac, Android, iOS – associe la technique Pomodoro à celle du Getting Things Done ou Faire avancer les choses)
6. Engross (Android – associe Pomodoro et la gestion des tâches, les utilisateurs peuvent apprendre à reconnaître les périodes où ils sont le plus productifs)
7. Flat Tomato (Mac, iOS)
Pour qui la méthode Pomodoro est-elle adaptée ?
La méthode Pomodoro mise sur des unités de travail courtes et gérables, et sur un système strict d’intervalles de travail et de pauses. Certains critiquent que ce système est trop inflexible et qu’il peut être partiellement perturbant dans le cadre de tâches plus importantes.
Quand vous rédigez par exemple un texte assez long, vous êtes peut-être arrivé tout juste à une allure de croisière au bout de 25 minutes. Avec la technique Pomodoro, il serait justement temps de prendre une pause, ce qui risquerait d’interrompre les associations d’idées et se révéler finalement contre-productif. Il serait ici judicieux de tenter l’expérience avec des intervalles plus longs, de 50 minutes par exemple.
Il n’est pas non plus possible pour tout le monde de garder du temps libre afin de faire quatre pomodori d’affilée. Par exemple, si vous désirez travailler au calme sur un projet pendant environ une heure à la fin d’une journée de travail, vous ne pourrez alors accomplir qu’une demi-session Pomodoro, ce qui n’est plus vraiment le principe.
On reproche aussi à cette méthode de créer un stress supplémentaire à cause de la limitation du temps et de la minuterie en cours. Au lieu de travailler de manière plus concentrée, certains vérifieront plus souvent le sablier ou l’application. La technique Pomodoro crée alors elle-même une distraction permanente.
La méthode Pomodoro est certes en mesure d’augmenter la productivité et d’aider à surmonter les dispersions, mais elle ne fonctionne pas pour tout le monde, et pas non plus dans tous les contextes.
Pour savoir si vous pouvez tirer profit de cette méthode, prenez le temps de vous familiariser avec le système. Quelques jours suffiront. La bonne nouvelle : si vous pensez que la technique de la Tomate ne vous convient pas, il existe de nombreuses autres techniques de productivité, comme la méthode ALPEN ou la matrice d’Eisenhower avec lesquelles vous parviendrez à améliorer vos processus de travail.

 

Sommaire

Qu’est-ce que la loi des 80-20 ?
Objectifs et avantage du principe de Pareto
Inconvénients et risques
Importance et avantages du principe de Pareto
Dans quels domaines le principe de Pareto est-il appliqué ?
Principe de Pareto : exemples dans la vie quotidienne
Principe des 80-20 et courbe de Yerkes-Dodson

Le principe de Pareto

Le principe de Pareto est également connu sous le nom d’effet de Pareto ou loi des 80-20. Il doit son nom à l’inventeur italien Vilfredo Pareto. Au début du XXe siècle, Pareto, qui a également travaillé comme ingénieur, sociologue et économiste, a réalisé de nombreuses études. Il s’agissait de la répartition de la richesse nationale en Italie. Les recherches de Pareto ont montré qu’un cinquième, soit 20% des citoyens italiens, disposaient d’environ 80 % des richesses. Pareto s’est rendu compte que les banques devraient se concentrer sur les 20 % d’italiens fortunés afin d’être plus efficaces et de faire plus de profits. A l’inverse, elles seraient aussi en mesure de servir 80 % de la population avec seulement un cinquième de leur temps.
Qu’est-ce que la loi des 80-20 ?
Le principe de Pareto correspond à une répartition inégale et un manque d’équilibre entre l’utilisation des ressources et le rendement. Ceci peut également être illustré dans d’autres domaines :
• Ventes : 20 % des produits ou des clients génèrent 80 % des ventes.
• Stockage : 20 % des produits occupent 80 % de l’espace.
• Internet : 80 % du trafic de données en ligne se fait sur 20 % des sites Web.
• Circulation routière : 80 % du trafic se fait sur 20 % des routes.
• Appels téléphoniques : 80 % des appels sont passés avec 20 % des contacts enregistrés.
Toutefois, le principe des 80-20 est surtout connu pour son application dans la gestion du temps. Avec la bonne hiérarchisation des priorités, vous pouvez effectuer 80 % du travail avec 20 % du temps.
Définition: principe de Pareto
Le principe de Pareto stipule qu’avec seulement 20 % de l’apport total, 80 % du résultat peut déjà être atteint. Pour les 20 % restants du succès, 80 % de l’effort est nécessaire. On l’appelle souvent la loi des 80-20.
Objectifs et avantage du principe de Pareto
L’objectif du principe de Pareto est de réussir au mieux avec le moins d’efforts possible. En effet, il est fréquent d’investir beaucoup de temps dans des tâches qui ne sont pas prioritaires. Mais avec les bonnes priorités et une meilleure gestion du temps, il est possible de travailler plus efficacement. Le principe de Pareto permet, en particulier dans les contextes de travail où les délais sont stricts, d’orienter correctement la charge de travail afin d’accomplir les tâches dans les délais impartis. La méthode des 80-20 est aussi fréquemment utilisée en conjonction avec d’autres méthodes de gestion du temps, comme le principe d’Eisenhower.
Inconvénients et risques
Il existe quelques erreurs caractéristiques qui sont souvent commises avec le principe de Pareto. Par exemple, on pense souvent à tort qu’avec 20 % du temps ou de l’effort investi, on peut en plus obtenir le rendement de 80 % que l’on aurait avec son effort habituel. De cette façon, on obtiendrait un rendement de 100 % avec 20 % de dépenses. Cependant, il s’agit d’une interprétation erronée dans laquelle les pourcentages sont simplement additionnés jusqu’à 100 %, même s’ils représentent des aspects différents. Les dépenses et les revenus ne sont pas les mêmes et ne doivent donc pas simplement être additionnés. Afin de générer un rendement total de 100 %, les dépenses doivent également être de 100 %. L’interprétation erronée décrite ci-dessus conduit rapidement à des hypothèses excessivement optimistes quant aux objectifs qui peuvent être atteints avec autant d’efforts.
Mais même si le principe de base en lui-même a été compris, la conclusion que 80 % de la performance est causée par 20 % de l’effort peut mener à une réduction de toutes les tâches à seulement 20 %. Mais ce n’est pas suffisant : il existe en effet un certain nombre de tâches qui ne contribuent pas directement à l’objectif réel, mais qui doivent néanmoins être accomplies. Cela comprend, par exemple, de répondre à des emails. La correspondance par courrier électronique contribue généralement peu au succès d’une entreprise, mais le fait de ne pas répondre du tout aux courriels d’affaires à cause de cela aurait de graves conséquences négatives pour l’entreprise (de même que le fait de ne pas tenir de comptabilité, même si la comptabilité elle-même ne génère pas de profits). Ce type de tâches nécessaires mais improductives peut être optimisé en maintenant un effort constant et fiable dans leur exécution.
Par ailleurs, le principe de Pareto permet une certaine insouciance, car une grande partie des tâches n’ont qu’une importance mineure, mais seules les personnes consciencieuses, concentrés et rigoureuses dans leurs tâches peuvent atteindre 80 % des résultats avec 20 % du travail.
Importance et avantages du principe de Pareto
La loi des 80-20 peut être appliquée de plusieurs façons : elle peut être utilisée dans la vie privée, pendant les études et au travail, pour mieux gérer son temps. En étant conscient de la charge de travail qui représente la majeure partie des revenus, vous pouvez mieux hiérarchiser chacune des tâches à accomplir. Le principe de Pareto aide ainsi à décider quels travaux doivent être achevés en premier.
Dans quels domaines le principe de Pareto est-il appliqué ?
Le principe de Pareto peut, en théorie, être appliqué dans tous les domaines de la vie, dans l’enseignement scolaire et académique, ainsi que dans la vie privée au quotidien. Toutefois, la méthode des 80-20 est en général associée à la vie professionnelle : c’est là que la plupart des tâches sont habituellement exécutées, pour lesquelles il existe généralement un délai contraignant. Dans la vie privée aussi, il y a des tâches quotidiennes qui doivent être accomplies aussi efficacement que possible dans les plus brefs délais.
Principe de Pareto : exemples dans la vie quotidienne
Lorsque la famille ou les amis annoncent une visite surprise, il arrive parfois que l’on ait peu de temps pour garder les choses en ordre dans la maison. S’il faut par exemple trois heures pour accomplir toutes les tâches ménagères, le ménage pour honorer une visite annoncée tardivement peut parfois ne prendre qu’une heure et demie. Pour cette raison, le principe de Pareto devrait aussi être pris en compte lors de l’attention portée aux tâches qui ont le plus d’impact sur le bien-être des hôtes. Il s’agit, par exemple, de ranger les objets et les vêtements, de faire la vaisselle ou d’essuyer les tables. Le salon, la chambre d’amis et la salle de bain étant les pièces les plus susceptibles d’être visitées par les hôtes, c’est sur elles qu’il faut avant tout se concentrer en priorité. Le nettoyage de ces pièces contribue pratiquement aux 80 % de succès, tandis que votre propre chambre à coucher et les pièces du sous-sol n’ont qu’une influence restreinte sur les invités.
Principe des 80-20 et courbe de Yerkes-Dodson
À l’instar du principe de Pareto, la courbe de Yerkes-Dodson traite de la relation entre application et productivité. Cette courbe a été nommée d’après les psychologues Robert Yerkes et John Dodson. Leurs recherches ont montré que la productivité s’améliore avec la fréquence d’application, mais uniquement jusqu’à l’optimisation maximale de la performance : c’est le point auquel une augmentation de la performance entraîne une réduction de la productivité. Ce point est aussi appelé le sommet Yerkes-Dodson.

La courbe de Yerkes-Dodson correspond donc à peu près à un U inversé. Si l’on continue à investir du temps et des efforts après avoir atteint la performance optimale, la productivité diminue : la pression plus élevée et la contrainte qui en résulte provoque une baisse de la performance, ce qui conduit à des résultats moins bons. Comme pour le principe des 80-20, la courbe de Yerkes-Dodson indique que seul un certain pourcentage d’effort contribue à l’essentiel de la productivité. Le pourcentage supérieur à ce pic a, en revanche, une part plus faible dans la productivité.

Sommaire

En quoi l’élaboration de bons objectifs détermine-t-elle la réussite de nos projets ?
Qu’est-ce que la méthode SMART ?
Exemple d’application des objectifs SMART
Avantages et inconvénients de la méthode SMART
Objectifs SMART : une bonne méthode, mais pas la seule

Comment mettre en œuvre et accomplir vos objectifs SMART

Pour pouvoir quantifier ses succès, il faut se fixer des objectifs. C’est là un fait bien connu des entrepreneurs et cadres. Toutefois, au quotidien, les résultats ne sont pas toujours à la hauteur des attentes des uns et des autres. La raison à cela tient bien souvent aux objectifs mêmes. En effet, le type d’objectifs et la manière dont ils sont formulés influencent grandement leur probabilité de réussite. Pour définir des objectifs motivants, atteignables et à même de faire progresser une entreprise, ils doivent satisfaire certains critères. La formule SMART répertorie ces différents critères.
En quoi l’élaboration de bons objectifs détermine-t-elle la réussite de nos projets ?
Il arrive que l’on s’impose des objectifs trop faciles ou à l’inverse irréalistes. Parfois, on ne se fixe pas de délai, parfois ce délai est beaucoup trop court. La formulation d’objectifs est un terrain semé d’embûches. Cependant, sans objectifs, on ne va nulle part. Ils aiguillent l’action humaine. Dans le contexte entrepreneurial, ils dirigent l’engagement des employés en s'assurant qu’ils exploitent leurs compétences et leur créativité au mieux au profit des résultats souhaités. Les objectifs permettent une certaine orientation des progrès de l’équipe et motivent leur efficacité.
Pour déployer au mieux leurs effets positifs, il ne suffit pas de donner une direction approximative à vos objectifs et de les exposer avec un simple « Faites de votre mieux ! ». Dès 1990, Latham et Locke posaient les bases de leur théorie d’élaboration d’objectifs en indiquant que ces derniers avaient plus de chances de réussir lorsqu’ils répondaient à cinq critères déterminés. Dans leur travail de recherche, ils les ont synthétisés sous la formule « SMART », un acronyme composé de leurs initiales.
Qu’est-ce que la méthode SMART ?
D’après Locke et Latham, les objectifs, qu’ils soient personnels ou professionnels, donnent de meilleurs résultats lorsqu’ils se conforment à la formule SMART. Pour être SMART, les objectifs doivent être specific (spécifiques), measurable (mesurables), attractive (attrayants), realistic (réalistes), time-bound (définis dans le temps). À titre exceptionnel, des synonymes de ces termes peuvent être utilisés.

Spécifique : vos objectifs doivent être formulés aussi précisément et concrètement que possible. Dans le domaine de l’économie d’entreprise, il est particulièrement important de ne pas laisser de marge d’interprétation lors de la définition de vos objectifs. Le résultat visé doit impérativement être clair. Un objectif doit toujours être formulé de manière positive. (Formulation positive : « Nous voulons des résultats positifs. » Formulation négative : « Nous voulons sortir du rouge. »)
Mesurable : vous devez pouvoir contrôler objectivement la progression de vos objectifs. Définissez des unités de mesure fiables, par exemple le chiffre d’affaire mensuel, le nombre de conversions par mois ou le nombre de ventes par trimestre. Lorsque vos objectifs ne peuvent pas être mesurés de manière quantifiable, utilisez des unités qualitatives, tel que la satisfaction de vos clients ou employés et répertoriez ces résultats sur une échelle.
Attrayant/accepté : vos objectifs doivent être acceptés par toutes leurs parties prenantes et motiver l’engagement de ces dernières. Sans cette obligation et un lien affectif envers leurs objectifs, les perspectives de réussite restent faibles.
Réaliste : vos objectifs doivent être réalistes. Ils doivent être perçus comme atteignables par vos employés pour leur permettre d’en accepter la responsabilité. Quelles que soient vos ambitions, votre équipe doit pouvoir franchir la barre que vous leur fixez. Lorsqu’un objectif semble utopique, il étouffe la motivation dans l’œuf. Pour formuler un objectif réaliste, vous devez tenir compte des ressources dont vous disposez et calculer le temps disponible.
Défini dans le temps : un délai clair doit être défini pour chaque objectif. Vous pouvez augmenter la motivation de vos employés en leur présentant une ligne d’objectif claire. Cela permet également de combattre la tendance à la procrastination des membres de votre équipe, ainsi que l’ajournement de leurs tâches. Indiquez bien également que vous contrôlerez les résultats au jour fixé. Il s’agit également là d’une incitation à la performance.
Exemple d’application des objectifs SMART
À première vue, la formulation d’objectifs SMART complique le processus de définition des objectifs. La prise en compte de nombreuses variables entraîne clairement un effort supplémentaire ! Cependant, ce travail de réflexion en amont en vaut la peine. Avec un peu d’exercice, ces critères s'intègreront rapidement à votre liste de contrôle interne. La formulation d’objectifs SMART deviendra une évidence.
Vous trouverez ci-après trois exemples d’amélioration d’objectifs conventionnels via la méthode SMART :
1. Le chiffre d’affaires doit augmenter.

 

 

 

 

2. Je veux changer d’emploi.

2. L’efficacité du site Web de l’entreprise doit être améliorée aussi vite que possible.

Avantages et inconvénients de la méthode SMART
La méthode SMART est l’une des méthodes de formulation d’objectifs les plus répandues. Elle présente de nombreux avantages, mais aussi certaines lacunes.
Avantages
Travailler sur la base d’objectifs, d’objectifs SMART notamment, a de nombreux avantages. Voici un aperçu des plus importants :
• Facilite la mise en œuvre : pour faire les bons choix, vous devez avoir une image claire de votre destination. Les objectifs SMART sont concrets et forment une base initiale idéale de planification détaillée d’un projet.
• Définit des priorités claires : la formule SMART est d’une grande utilité pour les employés qui ont du mal à se fixer des priorités et s’égarent facilement dans l’exécution de tâches triviales en l’absence d’objectifs clairs.
• Accroît la probabilité de réussite : à l’aide d’objectifs SMART, vous pouvez facilement contrôler la mesure dans laquelle un objectif défini a été atteint. Posséder une échelle d’évaluation claire peut ainsi augmenter la motivation et l’engagement de vos employés. Dans l’étude « Toward a Theory of Task Motivation and Incentives » de l’American Institute for Research, la motivation des employés s’est accrue de 35 % suite à la définition d’objectifs clairs.
Inconvénients
Pour les critiques de la méthode SMART, les avantages sont contrebalancés par quelques inconvénients sérieux :
• Encourage la médiocrité : la formule SMART souligne l’importance de directives réalistes. Dans un contexte d’entreprise, cela peut entraîner un désintérêt envers des idées visionnaires et exposer la direction et les équipes à des résultats médiocres.
• Inhibe la motivation : si les objectifs SMART définis ne sont pas assez ambitieux, ils n’auront pas d’effet stimulant, comme l’indique une étude de Leadership IQ.
• Augmente la pression de la performance : cet inconvénient n’est pas spécifique à la méthode SMART, c’est le revers de la médaille de toute méthode impliquant la définition d’objectifs. Cependant, dans la mesure où les objectifs SMART font une distinction claire entre les objectifs « atteints » et « non atteints », les employés peuvent plus difficilement se justifier et dissimuler un échec. Que cette transparence augmente ou non la pression de la performance dépend de la culture de l’erreur de l’entreprise : les causes de la non réalisation d’objectifs sont-elles étudiées de manière constructive ou imputées à une personne en particulier ?
Objectifs SMART : une bonne méthode, mais pas la seule
Les objectifs forment le moteur de l’action entrepreneuriale. Cependant, le succès dépend de la qualité des objectifs formulés. Avec la méthode SMART, vous pouvez vous appuyer sur une formule éprouvée de formulation d’objectifs. Celle-ci vous offrira, ainsi qu’à vos employés, une vue d’ensemble claire de votre progression, ainsi qu’une base concrète de mise en œuvre.
Lorsque vous formulez des objectifs spécifiques, mesurables, attrayants, réalistes et définis dans le temps, que ce soit pour vous ou vos employés, vous posez les fondations de la réussite. Le danger réside dans le détail. En effet, les objectifs SMART peuvent également avoir un effet démotivant et limiter la créativité et l’engagement de votre entreprise.
Il faut donc savoir faire preuve de doigté et bien tenir compte du contexte lors de l’exploitation des critères SMART : l’équipe a-t-elle besoin de directives strictes ou l’objectif doit-il leur accorder une certaine marge de manœuvre pour inspirer la créativité de vos employés ? Un délai serré augmenterait-t-il la productivité de vos employés ou devez-vous vous efforcez de fixer des délais réalistes pour éviter de leur imposer une pression contre-productive ? L’efficacité de vos objectifs dépend de détails comme ceux-ci. Face à la réalité du travail et des personnalités de chacun, la meilleure des formules ne saurait aider. Il vous faut, avant tout, savoir faire preuve de jugement.
Rassurez-vous, si la formule SMART ne vous convient pas, il existe de nombreuses alternatives. N’hésitez pas à vous informer sur ces autres méthodes, telles que la méthode WOOP, le modèle KRAFT ou la méthode ALPEN. Leur efficacité est également avérée et, dans de nombreux cas, elles sont mieux adaptées que la méthode SMART, car elles motivent vos employés à faire de leur mieux.

 

 

 

Sommaire

Qu’est-ce que la gestion du temps ?
Avantages des méthodes de gestion du temps
Matrice d’Eisenhower
Principe de Pareto
Analyse ABC
Méthode ALPES
Technique Pomodoro
Méthode SMART
Getting Things Done
Gestion par blocs de temps (Time Boxing)

Gestion du temps :
aperçu des meilleures méthodes

Si à la fin de votre journée de travail, vous avez régulièrement l’impression que vous n’avez quasiment pas avancé et que vous n’avez pas pu vous concentrer sur les tâches réellement importantes, une mauvaise gestion du temps peut être à l’origine de votre problème. Les bonnes méthodes permettent de faire la distinction entre les tâches importantes ou non, de mieux planifier le travail, de le faire avec plus de rigueur et d’atteindre plus efficacement des résultats.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps permet aux individus d’employer le plus efficacement possible le temps à leur disposition pour effectuer leurs tâches. À y regarder de plus près, cette notion ne touche néanmoins pas le fond du problème car ce n’est pas le temps que nous pouvons gérer, mais notre méthode de travail. C’est la raison pour laquelle la notion d’« autogestion » est de plus en plus utilisées ces dernières années pour tout ce qui concerne l’organisation personnelle et la gestion du temps.
Il existe désormais de nombreuses méthodes différentes de gestion du temps grâce auxquelles les hommes peuvent hiérarchiser, planifier, exécuter et contrôler avec brio leurs tâches professionnelles.
Note
Aucune méthode de gestion du temps n’est intrinsèquement meilleure ou pire qu’une autre. Votre réaction à telle ou telle méthode dépend de votre personnalité, style de travail et des activités sur lesquelles vous l’appliquez. Vous ne pouvez donc trouver qu’à titre personnel la méthode de gestion du temps la plus efficace (ou une combinaison de plusieurs méthodes).
Avantages des méthodes de gestion du temps
Si vous voulez améliorer votre gestion du temps, vous avez tout d’abord besoin d’un peu de ténacité. Vous devriez en effet tester différentes méthodes et appliquer correctement chacune d’elle pendant plusieurs semaines. Dans un premier temps, elles peuvent entraîner une surcharge de travail, mais elles accélèreront ensuite énormément vos processus. Ce n’est qu’en faisant une habitude de telle ou telle méthode de gestion du temps que vous pourrez réellement savoir si elle fonctionne ou non. Pour être efficaces, les méthodes doivent aussi souvent être combinées entre elles. L’essai de plusieurs d’entre elles est un processus fastidieux, mais qui peut s'avérer payant.
La maîtrise de la gestion du temps offre énormément d’avantages :
• Productivité élevée ;
• Réduction du stress ;
• Plus de temps pour soi, sa famille et ses amis ;
• Meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
Vous trouverez ci-après un aperçu des méthodes de gestion du temps les plus connues et les plus efficaces que vous pourrez mélanger à souhait pour concocter votre propre recette de réussite.
Matrice d’Eisenhower
Vous avez du mal à hiérarchiser les tâches et la gestion des emails vous prend tant de temps que les phases de travail où vous êtes concentré deviennent une denrée rare ? Vos réunions et entretiens téléphoniques dictent l’organisation de votre calendrier de rendez-vous ? La matrice d’Eisenhower pourrait vous aider.
La matrice d’Eisenhower vous aide en effet à classer toutes les tâches dans l'un des quatre carrés :

Les tâches A doivent être traitées immédiatement car elles seraient sources de problème dans le cas contraire. Vous devriez planifier les tâches B et vous y tenir (ce que vous aimez faire). Les tâches C sont prédestinées à être déléguées – vous devriez réduire ici vos tâches. Vous pouvez en revanche supprimer les tâches D ou – s’il est impossible de faire autrement – les déléguer elles aussi. Pour en savoir plus sur l’application de la matrice d’Eisenhower, consultez notre guide.
Principe de Pareto
Vous enchaînez les heures alors que d’autres semblent en faire beaucoup moins et sont plus efficaces ? Vous pouvez dans ce cas améliorer votre gestion du temps à l’aide du principe de Pareto. La méthode veille à ce que vous vous concentriez pendant votre temps de travail sur les tâches qui ont les plus grandes répercussions sur le résultat.

Selon le principe de Pareto, 20 % de la charge de travail sont responsables de 80 % des résultats. Le but est donc de filtrer de sa propre pile de tâches les 20 % décisifs. Pour en savoir plus sur l’application du principe de Pareto, consultez notre guide.

Analyse ABC
L’analyse ABC est un instrument économique classique pour vérifier l’orientation fondamentale de l’entreprise. La méthode permet ici de visualiser des facteurs qui ont une influence directe sur la réussite de l’entreprise.
Cette analyse étudie par exemple les questions suivantes :
• Quels clients représentent la plus grande part de chiffre d’affaires de l’entreprise ?
• Quels produits ou services contribuent le plus au bénéfice de l’entreprise ?
• Quelles matières premières représentent les coûts d'approvisionnement et de stockage les plus élevés ?
La réponse à ces questions permet de classer les éléments considérés dans les catégories A (très important), B (moyennement important) et C (moins important). Une répartition dans plus de trois groupes est également possible, l’essentiel étant de les définir clairement.

La ligne de conduite qui en résulte indique ce sur quoi l’entreprise devrait concentrer sa future planification et les prochaines tâches à effectuer. Cette analyse sert donc plutôt à préparer la suite de la gestion du temps. Pour en savoir plus sur l’application de l’analyse ABC, consultez notre guide.
Méthode ALPES
La méthode ALPES ne se consacre pas aux grandes questions de la planification d’entreprise, mais à la meilleure organisation de la journée de travail. Elle vous montre comment la structurer pour un maximum d’efficacité et utilise pour cela cinq étapes qui sont reprises dans le nom de cette méthode.

Activités : créez une vue d’ensemble de toutes les choses à faire.
Longueur : évaluez le temps nécessaire pour réaliser les différentes tâches. La somme du temps ainsi planifié vous donne une idée de votre capacité à maîtriser les tâches quotidiennes que vous vous êtes fixé.
Plages horaires : vous ne devriez planifier que 60 % de votre temps de travail et réserver 40 % aux événements inattendus ainsi qu’aux activités sociales.
Égrappage : décidez de la tâche que vous traiterez en premier, puis des suivantes à faire dans le courant de la journée. Des méthodes de hiérarchisation et de gestion du temps comme la matrice d’Eisenhower et l’analyse ABC vous seront ici très utiles.
Surveillance : en fin de journée, évaluez la réussite de votre planification et déterminez si vous avez atteint vos buts.

 

Technique Pomodoro
Les employés de bureau savent mieux que quiconque les tentations que représente un ordinateur : réseaux sociaux, emails, sites d’informations en ligne. Si vous avez du mal à résister aux ennemis de la productivité et à travailler en restant concentré sur une tâche pendant une longue période, vous devriez tester la technique Pomodoro (qui signifie « tomate » en italien).
Au lieu de vous faire violence pour vous consacrer pleinement à cette tâche avant de faire quoi que ce soit d'autre, la technique Pomodoro la subdivise en petites tâches partielles gérables qui peuvent être respectivement traitées par tranches de 25 minutes. Chaque unité de 25 minutes (pomodoro) est suivie d’une pause de cinq minutes. Au bout de quatre pomodori, vous prévoyez une pause plus longue de 30 minutes. Vous avez ainsi conclu une session Pomodoro complète.

Avec l’alternance régulière de phases de concentration et de détente, le cerveau est nettement plus à même de travailler et de se concentrer efficacement pendant plusieurs heures. Pour en savoir plus sur l’application de la méthode Pomodoro, consultez notre guide.

Méthode SMART
Pour que vous et vos collaborateurs accomplissiez les tâches avec motivation et efficacité, vous devez commencer par définir les bons objectifs. Si vous définissez des objectifs flous et irréalistes sans délai fixe, vous minez votre réussite et vous n’obtiendrez aucun bon résultat, quelle que soit votre méthode de gestion du temps préférée pour maîtriser vos tâches quotidiennes.
Pour éviter des erreurs lors de la formulation des objectifs, vous pouvez recourir à la méthode SMART. Suivant ce modèle éprouvé, les bons objectifs doivent remplir cinq critères : ils doivent être spécifiques, mesurables, attrayants, réalistes et définis dans le temps.

Pour en savoir plus sur l’application de la méthode SMART, consultez notre guide.
Getting Things Done
Vous avez beaucoup d’obligations professionnelles et personnelles et vous voulez être sûr de n’oublier aucun rendez-vous ou de ne surtout pas avoir de créneaux vides ? Le système du « Getting Things Done » est un système tout-en-un : une gestion du temps à partir de listes et de calendriers pour le travail et la vie privée.
En mettant par écrit toutes les tâches et projets, vous déchargez votre cerveau et vous ne pouvez plus rien oublier. Cette méthode vous permet de traiter chaque nouvelle information ou tâche que vous recevez. Elle se compose de cinq étapes : consigner, traiter, organiser, passer en revue et exécuter.
Le traitement doit être fait régulièrement. Pour décider comment procéder avec une tâche, la méthode « Getting Things Done » propose un processus décisionnel détaillé.

Dans la mesure où vous ne pouvez pas exécuter une tâche dans les deux minutes, vous l’inscrivez dans une liste correspondante, p. ex. « Projets », « Prochaines étapes » ou « En attente ». Vous inscrivez les rendez-vous dans votre calendrier. Au moins une fois par jour, vous regardez vos listes et vous décidez des tâches que vous voulez faire ensuite. Pour en savoir plus sur l’application de « Getting Things Done », consultez notre guide.
Gestion par blocs de temps (Time Boxing)
La méthode de gestion par blocs de temps vient de la gestion de projet. Des blocs de temps concrets durant lesquels la tâche doit être impérativement terminée sont définis ici pour toutes les opérations. On part du principe que les tâches ne doivent prendre que le temps effectivement disponible. Sans délai clair, des budgets peuvent exploser ou des projets peuvent s’éterniser inutilement. La gestion par blocs de temps incite à être proactif ce qui génère de la productivité.

Définissez les blocs de temps dans lesquels vous et votre équipe devez réaliser une tâche en étant concentré(s) et/ou atteindre un résultat. Les blocs de temps peuvent comprendre des heures, des jours ou des semaines suivant que la méthode de gestion du temps doit être utilisée pour des tâches individuelles ou des sprints de projet complets. Pour que la méthode soit efficace, il est primordial que les blocs de temps ne soient ni trop longs ni trop courts car ils génèrent sinon du stress qui annihile les bons résultats.

 

 

 

 

Sommaire
Qu’est-ce que le diagramme d’Ishikawa ?
Les diagrammes de causes et effets dans la pratique
Avantages et désavantages de la méthode Ishikawa

Diagramme d’Ishikawa : aborder les problèmes de la bonne manière

 

Aucune entreprise n’est complètement exempte de problèmes. Les dirigeants et les employés doivent régulièrement faire face à de nouveaux défis au quotidien. Mais est-il sensé de devoir franchir chaque jour les mêmes obstacles ? Plutôt que de traiter les symptômes, il est plus judicieux de traiter le mal à la racine. Trouver les causes d’un problème est toutefois plus facile à dire qu’à faire. Le diagramme d’Ishikawa aide à remonter jusqu’à leur source.
Qu’est-ce que le diagramme d’Ishikawa ?
Le diagramme d’Ishikawa, nommé d’après son inventeur Ishikawa Kaoru, un chimiste japonais, vise à aider les entreprises à rechercher les problèmes et leurs causes de manière structurée. C’est pour cette raison que cet outil est également nommé diagramme de causes et effets. Chaque problème pouvant être durablement résolu y est représenté de manière graphique, accompagné de sa cause.
Le problème que vous souhaitez résoudre se trouve à l’extrémité droite du graphique – vous l’insérez avant toute autre remarque. Délivrez une description aussi précise que faire se peut de la situation et placez-la sur l’extrémité droite d’un tableau à feuilles ou d’un tableau classique. En partant de ce problème, vous dessinerez une ligne principale allant vers la gauche (par ex. une flèche pointant vers le problème). De cette ligne principale partiront des lignes auxiliaires : les causes possibles du problème. Lors de l’ajout des potentielles causes du problème, vous pouvez appliquer diverses méthodes : une méthode appréciée est celle des 4 M et ses extensions, les méthodes des 5 et 8 M. Elles se basent sur les facteurs d’influence principaux des processus dont les problèmes résultent le plus souvent.
La méthode des 4 M, compacte, porte attention aux facteurs d’influence suivants :
• Matière
• Matériel
• Méthode
• Main-d'œuvre
La variante 5 M ajoute le facteur suivant :
• Milieu
Quant à la méthode 8 M, elle apporte ces trois catégories supplémentaires :
• Management
• Mesure
• Moyens financiers
Conseil
Il n’est pas obligatoire d’uniquement répertorier 4, 5, ou 8 facteurs dans le diagramme d’Ishikawa. Il est plus important de prendre en compte tous les facteurs pouvant être pertinents en ce qui concerne le problème en question. Naturellement, rien n’empêche de travailler avec d’autres termes ne commençant pas en M.
Vous indiquerez les causes effectives du problème sur les lignes partant de la ligne principale – toujours associées à la catégorie appropriée. Ces causes doivent – contrairement aux facteurs principaux indiqués à droite – être nommées très concrètement.
Remarque
Le graphique ainsi créé ressemble beaucoup à des arêtes de poisson, d’où le fait que le diagramme d’Ishikawa soit également connu sous le nom de diagramme en arêtes de poisson.

 

Les diagrammes de causes et effets dans la pratique
Afin d’exemplifier comment ce diagramme est utilisé en pratique, nous allons utiliser l’exemple d’une entreprise dont le service client ne fournit pas une performance satisfaisante. L’entreprise choisie en tant qu’exemple réceptionne régulièrement des plaintes disant que l’assistance téléphonique n’est d’aucune aide.
Étape 1 : Mettre un nom sur le problème
Le problème doit dans un premier temps être clairement formulé : « assistance insuffisante » est une formulation suffisante pour notre exemple. Plus clairement vous êtes en mesure de mettre un nom sur le problème et mieux le diagramme d’Ishikawa fonctionnera. Nous retranscrivons le problème au bout d’une flèche tout à droite.
Étape 2 : Définir les influences principales
Vous devez désormais considérer quelles catégories sont susceptibles d’être les causes du problème. Dans ce cas-ci, nous utilisons simplement tous les termes de la méthode 8 M :
• Matière : Type de demande client
• Matériel : Dispositifs techniques du service d’assistance
• Méthode : Méthodes de travail du service d’assistance
• Main-d'œuvre : Personnel du service d’assistance
• Milieu : Type de client
• Management : Assistance apportée par le management
• Mesure : Indicateurs principaux du service d’assistance
• Moyens financiers : Budget du service d’assistance
Ces facteurs de base sont désormais ajoutés dans le diagramme d’Ishikawa. Des lignes de catégorie partent de la ligne principale vers ces termes.
Étape 3 : Noter les causes
Les causes concrètes du problème sont ajoutées à côté des lignes de catégorie correspondantes. Il est possible de compléter le diagramme d’Ishikawa durant une réunion d’équipe. Il est particulièrement pertinent de le faire avec les employés directement impliqués dans le processus posant problème. Cependant, le groupe doit rester mixte : ce n’est en effet qu’en faisant participer divers domaines de compétence que des idées non conventionnelles peuvent voir le jour. Déterminer les causes nécessite un brainstorming. L’on tente ensemble de nommer autant de causes potentielles que possible.
Il est par exemple possible de noter, sous le point « Matière », des remarques concernant le type de demande client. La « profanité du client» appartient également à cette catégorie – tout comme son manque d’amabilité.
Durant le processus d’analyse, ces sous-parties seront encore divisées en plusieurs autres. Ces entrées plus détaillées permettent aux causes de problèmes plus généraux d’être appréhendées. Le manque d’amabilité du client peut par exemple être expliqué par un temps d’attente trop long pour atteindre l’assistance téléphonique ou en ligne.
Pour déterminer la cause effective d’un problème, on appliquera la méthode dite des 5 P. Cette méthode consiste à demander cinq fois « pourquoi ? » afin de bien repérer la carence originelle.
Pour effectivement résoudre le problème, il ne faut pas précipiter la recherche des causes, mais au contraire lui allouer un temps suffisant. Si l’on manque la source du problème, le projet pourrait alors s’en trouver menacé dans sa globalité. Vouloir en finir trop rapidement avec la recherche des causes signifie s’exposer au risque que seules quelques causes soient découvertes sans pour autant avoir détecté les causes essentielles du problème.
Étape 4 : Définir des priorités
Dans le meilleur des cas, après la création d’un diagramme d’Ishikawa, l’on a désormais une image globale des causes d’un problème concret. Il n’est cependant pas très judicieux de traiter tous les points simultanément. Si vous dilapidez votre énergie et vos ressources de cette manière, vous risquez de ne pas être en mesure de réellement corriger la cause au bout du compte malgré un investissement conséquent de temps et d’effort. Concentrez-vous de ce fait sur une seule cause du problème – la plus importante !
Les priorités peuvent également être bien définies en réunion. Chaque employé peut simplement exprimer son avis quant à quelle cause est la plus prépondérante pour le problème concerné. Afin de continuer à exploiter la représentation graphique, vous pouvez laisser aux participants la possibilité d’ajouter des points sur le diagramme : La cause ayant récolté le plus de points sera celle abordée en premier. Une discussion avant le choix permet d’assurer que chacun ait le même niveau de connaissance de la situation problématique et n’en soit pas réduit à juste suivre son instinct.
Remarque
Tous les points répertoriés sur le diagramme d’Ishikawa ne doivent pas être des causes effectives. De simples suppositions ont également leur place sur le graphique. Il est également nécessaire de prendre en compte des éventualités lors du choix de la première cause à traiter (« À quel point est-il possible que ce problème résulte de cette cause ? ».

Étape 5 : Prendre des mesures
Dans cette dernière étape, vous essayez de résoudre le problème en faisant disparaître la ou les causes. Dans un premier temps, il faut cependant vérifier si la bonne cause a été identifiée. Cette supposition se vérifie avec un test statistique. Vous devrez ensuite vous atteler à élaborer vos propres méthodes de résolution du problème en question.
Conseil
Le diagramme de causes et effets n’est qu’un outil parmi une multitude d’autres permettant d’optimiser les processus de travail. Pour atteindre la plus grande efficacité possible, il est également sensé d’être au fait du principe de Pareto, selon lequel 80 % des résultats peuvent être atteints en investissant uniquement 20 % des efforts totaux.
Avantages et désavantages de la méthode Ishikawa
Le diagramme de causes et effets vous propose une méthode créative de résolution des problèmes au sein de votre entreprise. Via la représentation graphique et un effort commun de création du diagramme, de nouvelles perspectives sont ouvertes même dans des situations semblant sans issues. Il ne faut pas oublier que le diagramme d’Ishikawa est une simplification extrême. La complexité des processus d’entreprise y est souvent ignorée. Les causalités temporelles et les interdépendances mutuelles ne peuvent ainsi pas être représentées.
On prend de plus le risque, si l’on tente de représenter fidèlement la complexité du problème, de rendre le diagramme chaotique. Le but de la méthode Ishikawa est en effet de mettre de l’ordre dans la résolution des problèmes : Grâce à la division en catégories et sous-parties, le problème devient plus simple à saisir et peut être résolu de manière systématique. Malgré la créativité nécessaire, cette méthode demande également de pouvoir synthétiser de manière disciplinée afin de rester efficace.

 

 

 

Avantages Désavantages
Encourage la créativité dans la recherche des causes Exerce la discipline et la capacité de synthétisation afin que le diagramme reste exploitable
Classe les causes possibles en catégories Des catégories prédéfinies (par ex. les 5 M) permettent de poser des limites aux solutions créatives de résolution des problèmes
Sa création en équipe permet à de nouvelles perspectives de voir le jour Les rapports complexes ne peuvent pas être représentés dans le diagramme d’Ishikawa
Les causalités des facteurs sont représentées Ne délivre aucune solution mais permet de visualiser les causes
Encourage les employés à proposer des idées
Simplifie le problème
Application et compréhension simple

 

 

 

 

 

Réussir une présentation orale :
comment être convaincant ?

 

Sommaire

Parler en public : comment se préparer de manière optimale ?
Créer une présentation ou une conférence
Comment bien parler en public : langage, rhétorique, gestes et mimiques
Apprendre à parler en public : tout est une question d’exercice

Pendant la scolarité, présentations orales et exposés constituaient pour certains une occasion d’améliorer facilement sa note globale alors que pour d’autres, ils représentaient une épreuve contraignante et même redoutée. Pour cet exercice, il était alors nécessaire de rassembler les informations pertinentes sur certains sujets et de créer une présentation intéressante, claire et pertinente pour l’exposer devant l’ensemble de la classe. Cette pratique scolaire prépare en fait les étudiants à la vie professionnelle, car les présentations, conférences et séminaires jouent aussi un rôle de plus en plus important dans le monde du travail d’aujourd’hui. Cette manière de transmettre une information n’est parfois pas si simple, surtout en face d’un public agité ou qui s’ennuie. Mais ce n’est pas une aversion générale pour les conférences qui fait cependant bailler un auditoire ; cela résulte bien souvent d’un manque de structure de la présentation même et de mauvaises techniques de présentation du conférencier qui n’arrive pas à bien parler en public et à être ainsi convaincant.

Si vous voulez inspirer et captiver votre public ou du moins éveiller son intérêt pour le sujet, il peut donc valoir la peine d’affiner vos propres techniques de présentation. C’est pourquoi nous vous donnons des conseils pour rendre vos exposés convaincants en termes de structure et de contenu et vous donnons des astuces pour réussir une présentation à l’oral.

Parler en public : comment se préparer de manière optimale ?
Une chose est certaine : le succès d’une présentation en public dépend en grande partie de la façon dont vous présentez votre contenu. Votre talent rhétorique et votre capacité à divertir et à engager le public sont des facteurs qui jouent un rôle, quel que soit le sujet choisi. Cependant, une préparation minutieuse est essentielle si vous voulez tirer le meilleur parti possible du temps dont vous disposez pour vos présentations et mettre en valeur vos points forts.

S’adapter à la cible
Avant même de vous consacrer à l’élaboration de votre présentation, vous devriez vous interroger sur votre public futur. Par exemple, cela fait une différence de taille de donner une conférence devant 20 ou 200 personnes. Dans le premier cas, vous pouvez plus facilement répondre à l'auditoire et aussi impliquer davantage chacun des auditeurs dans un échange poussé. Alors qu’avec un public plus large, cela peut rapidement prendre un temps bien trop long ; vous devriez donc interagir plutôt sous la forme de courts sondages, de petites énigmes ou d’autres activités participatives plus adaptées pour un public de cette taille.

Quelle que soit la taille de l’auditoire, il est également extrêmement important de savoir quelles sont les connaissances préalables du public. Sur le principe, il est recommandé de rendre la présentation aussi simple et compréhensible que possible. Mais vous devez anticiper si votre public possède certaines connaissances de base ou non, et cela devrait se refléter dans votre présentation orale. Un public spécialisé s’ennuie à coup sûr si vous lui expliquez les termes de base d’une industrie ou d’un secteur, mais cela peut être exactement ce qui est nécessaire pour un public qui découvre le domaine et qui n’est pas spécialisé.

Tenez également compte des attentes du public à l'égard de votre conférence : si l'événement est associé à des frais d’entrée, vous devez vous attendre à un public plus exigeant que dans le cas d’un événement obligatoire et gratuit.

Planification et compilation des supports d’aide
Pour une présentation, on peut maintenant s’appuyer sur un large choix d’aides techniques et d’outils de visualisation. Les plus fréquemment utilisés sont notamment :

Ordinateur portable, diaporama (PowerPoint) et vidéoprojecteur
Rétroprojecteur
Tableau blanc (whiteboard)
Tableau de conférence (paperboard)
Tableau d’affichage (bulletin board)
Tous ces outils offrent la possibilité de soutenir et de dynamiser votre présentation et de rendre ainsi le contenu plus facile à comprendre. Toutefois, la condition préalable est d’intégrer judicieusement ces outils dans votre présentation. La condition de base est que l’équipement approprié soit évidemment disponible sur place. Veillez donc à bien vérifier en amont auprès de l’organisateur ou des personnes en charge dans l’entreprise si les supports prévus sont disponibles et fonctionnent correctement. Si, par contre, vous utilisez votre propre matériel, vous devez alors le tester sur place au plus tard le jour de la présentation afin d’éviter toute mauvaise surprise pendant le déroulement.

Conseil
Les outils doivent remplir leurs fonctions en servant uniquement d’éléments de support (qui doivent être discrètement utilisés). La présentation via un diaporama (sous forme de diapositives imprimées ou numériques), devenue aujourd'hui la norme, ne devrait que permettre de visualiser le contenu et non remplacer la conférence elle-même : le principe est que votre présentation puisse également fonctionner sans aide ou outil supplémentaire. En cas de problème technique, vous devez être en mesure de transmettre votre contenu sans diaporama ou vidéo, de sorte que vous n'ayez pas à annuler la présentation ou à l'interrompre prématurément.

Créer une présentation ou une conférence
Dès que les conditions générales de base sont clarifiées, vous pouvez débuter par la création du contenu de votre présentation orale. Obtenez pour cela le matériel nécessaire et réfléchissez aux questions auxquelles vous souhaitez répondre et les grands axes que vous aimeriez établir. Ces considérations préliminaires vous aident à bien structurer la conférence et à vous donner toutes les chances de réussir votre présentation.

L’introduction est particulièrement importante pour les conférences de toutes sortes : au mieux, vous gagnerez rapidement l’intérêt du public, dans le pire des cas, vous perdez le public dès les 5 premières minutes. Les possibilités de créer une introduction captivante et stimulante sont pourtant très variées. Vous pouvez attirer l‘attention du public, par exemple, en…

formulant une thèse provocatrice ou clivante ;
racontant une blague ou une anecdote personnelle pour introduire et conduire au sujet ;
présentant un clip vidéo d’introduction ;
liant votre sujet avec l’actualité ;
posant une question à votre auditoire.
Dès que vous avez décidé du contenu que vous souhaitez thématiser et de l’introduction de votre présentation, vous pouvez ensuite commencer à créer une présentation appropriée et structurée. Assurez-vous (comme déjà mentionné) que le support visuel complète votre présentation et non l’inverse. Essayez également de réduire le plus possible le nombre de diapositives de présentation et le nombre d'éléments de texte, sinon votre public risque d’être principalement occupé par le diaporama et aura peine à suivre la présentation orale que vous avez réalisée.

Conseil
Utilisiez PowerPoint pour créer des présentations professionnelles – obtenez votre pack Microsoft 365 avec IONOS dès maintenant !

S’entraîner et répéter à l’avance la présentation
La dernière étape de la préparation de votre présentation consiste à la dérouler en détail au moins une fois. Pour ce faire, passez en revue la présentation étape par étape et réfléchissez aux formulations que vous pouvez utiliser pour vous référer ou expliquer certains contenus. Si ces formulations vous viennent à l’esprit plus tard presque sans lecture en raison d’une préparation suffisante, vous donnerez alors l’impression de maîtriser le sujet. En général, il est utile de prendre des notes ou de créer des fiches, qui peuvent servir d’aide-mémoire le jour de la présentation, notamment si vous perdez le fil. Si vous en avez l’occasion, vous devriez également réaliser à l'avance votre présentation devant d’autres personnes. De cette façon, vous pouvez recevoir de précieux commentaires et des retours intéressants sur votre manière de parler en public, sur le contenu et la compréhensibilité globale de votre présentation, vous permettant ainsi d’affiner vos techniques de présentation.

Répétez aussi votre présentation complète au moins une fois pour voir si vous respectez bien le temps imparti donné par l’organisateur ou l’employeur.

Note
Il est fréquent que le public pose des questions après une présentation. Vous devez donc aussi en tenir compte et consacrer un temps dédié à cette phase et vous y préparer.

Comment bien parler en public : langage, rhétorique, gestes et mimiques
Lors de la présentation à l’oral, vous êtes au centre de l’attention : tous les regards sont tournés vers vous, vos remarques sont écoutées avec plus ou moins d’intérêt et vos gestes sont scrutés. C’est souvent une grande opportunité pour vous de présenter enfin le sujet préparé, mais c’est aussi une pression forte. Vos expressions faciales et vos gestes sont notés par le public ainsi que votre choix des mots et le ton utilisé. Si vous êtes convaincant dans tous ces domaines, vous allez donner une impression de maîtrise du sujet, de calme et de professionnalisme. Mais il peut également arriver que vous sembliez mal à l’aise, dépassé et peu sûr de vous.

Trouver le bon ton
Lorsque vous donnez une conférence, vous occupez vous-même la majeure partie du temps disponible et vous ne pouvez pas influencer le tempo des interactions avec le public ou des clips vidéo que vous souhaitez diffuser. Le reste de la présentation est donc rempli de vos remarques ; c’est pourquoi vous devez vous assurer que votre style linguistique soit approprié. Il est recommandé d’adapter votre choix des mots à la cible et de communiquer différemment avec un public plutôt jeune qu’avec un public plus âgé. En outre, la connaissance préalable de votre public est d’une grande utilité, vous devriez vous passer autant que possible d’un vocabulaire spécialisé si aucune personne dans le public ne le maîtrise.

Conseil
Si vous voulez profiter des avantages des médias sociaux de votre auditoire, intégrez des concepts et des phrases claires dans votre présentation qui peuvent facilement être partagés sur Twitter. Si vous y êtes cité par des membres du public, vous augmenterez votre portée.

Utilisation de la rhétorique et de figures de style
Pour réussir une présentation, il faut également connaître quelques artifices stylistiques et rhétoriques et être capables de les utiliser de manière stratégique. Si vous enrichissez votre présentation de quelques moyens rhétoriques, elle paraîtra plus vivante et intéressante pour l’auditoire sans que vous n'ayez à modifier le contenu en profondeur. De cette façon, vous pouvez divertir davantage et ainsi mieux capter l’attention de votre public. Les figures rhétoriques les plus fréquemment utilisées dans les discours sont les suivantes :

Allitération

Si vous enchaînez des termes qui ont le même son initial, c’est ce que l’on appelle une allitération : de telles combinaisons de mots sont facilement mémorables et peuvent activer l’attention du public. A utiliser cependant avec parcimonie. En effet, si vous résumez le contenu principal de votre présentation dans une allitération, l’auditoire pourra mieux s’en souvenir.

Exemple : World Wide Web

Anaphore

Une anaphore est la répétition ciblée de mots au début d’une phrase ou d’une partie d’une phrase. Cette figure stylistique vous aide non seulement à structurer votre présentation, mais aussi à faire en sorte que le contenu correspondant soit plus facilement mémorisé par le public.

Exemple : L’IaaS vous offre un package sur mesure, l’IaaS est évolutif à tout moment, l’IaaS est le modèle du futur.

Métaphore

Dans une métaphore, vous utilisez un terme d’un contexte différent dans un nouveau contexte. Explication via un exemple : un pied représente une partie du corps. Dans l’expression « au pied de la montagne », cependant, le mot pied est introduit dans un nouveau contexte. Les métaphores rendent votre présentation plus imagée.

Cependant, veillez à ne pas trop utiliser ce dispositif stylistique et utilisez uniquement des métaphores qui sont facilement compréhensibles. Sinon, il peut arriver que votre public ne puisse plus vous suivre ou que votre performance devienne involontairement drôle.

 

Climax

Un climax augmente également le degré de divertissement de votre présentation. Avec ce dispositif stylistique, vous exprimez une augmentation pas à pas, par exemple en nommant d'abord un fait moins significatif, puis des faits de plus en plus importants.

Exemple : avec la nouvelle stratégie de marketing, vous allez d’abord conquérir le marché régional, puis le marché national et, dans un avenir proche, le marché mondial.

Question rhétorique

Les questions rhétoriques sont des questions auxquelles aucune réponse n’est attendue. Elles ne servent donc pas à obtenir une information, mais sont destinées à faire réagir l’auditeur en provoquant son consentement ou son rejet.

Exemple : sauteriez-vous d’un avion sans parachute ?

Conseil
Pour ne pas répéter tout le temps les mêmes mots, vous devriez réfléchir avant votre présentation à des synonymes appropriés, c’est à dire des mots connexes. Ainsi la présentation orale sera plus variée et vivante.

Utiliser le pouvoir de la voix
Apprendre à parler en public, c'est aussi ressentir sa propre voix et ses effets. Parler haut et fort n’est cependant que la moitié du combat dans ce cas, car des aspects tels que la vitesse de la parole et la modulation (de faible à élevée) déterminent également la capacité à capter l’attention de votre public. Afin d’éviter un discours plat et monotone, vous devez généralement faire attention à une variation suffisante de votre ton et de votre vitesse d’élocution. Installez également des accentuations et des pauses à des endroits clefs.

 

Conseil
Les conférenciers inexpérimentés deviennent souvent nerveux lorsqu’ils font une présentation. Par conséquent, vous augmentez souvent inconsciemment votre débit de parole. En règle générale, si vous estimez que le rythme de vos premières conférences est un peu trop lent, c’est au final en fait probablement le rythme idéal pour les auditeurs.

Porter attention au langage corporel

Lorsque vous donnez une conférence, vous êtes généralement visible par l’ensemble du public. Le succès de la présentation dépend donc aussi de votre langage corporel. Veillez ainsi à toujours adopter une posture droite et à faire face à votre auditoire. De plus, vous devriez garder votre présentation aussi libre que possible. Ne lisez donc pas toujours tout sur vos fiches et levez le regard.

Les gestes et les expressions du visage jouent également un rôle central lors d’une présentation orale. Par exemple, il est nécessaire que votre enthousiasme et intérêt pour le sujet se reflètent sur votre visage, parce que si vous ne pouvez pas susciter d’enthousiasme pour vous-même, comment alors le propager au public ? De plus, ne bougez pas trop, ne soyez pas agité, car cela peut être ressenti comme un manque de confiance par les spectateurs, c’est un signe trop visible de nervosité. Cependant, ne tombez pas dans l’autre extrême en croisant les bras. Cela pourrait alors être interprété comme une barrière entre vous et le public.

https://youtu.be/bhZ2aROlIZQ

Apprendre à parler en public : tout est une question d’exercice
Même les orateurs les plus talentueux ont généralement beaucoup d’entraînement derrière eux, aussi bien devant le miroir à la maison que devant un public en direct. Les premières conférences sont souvent les plus difficiles, car il faut apprendre surtout au début à surmonter son trac. Mais avec de la pratique et en multipliant les présentations en public, il devient peu à peu plus facile d’assimiler les bonnes techniques et astuces présentés ici.

De même, la préparation d’une conférence, en commençant par le choix du matériel de support et l’identification de la cible jusqu’à la préparation de la présentation, devient plus facile avec l’expérience. Vous aurez alors plus de temps et d’énergie à consacrer à la construction de votre présentation proprement dite et pour perfectionner vos techniques de présentation.

 

 

Le test DISC : test obsolète ou instrument de travail efficace ?

Comment reconnaître les soft skills d’un candidat ? Comment savoir s’il s'intègrera bien à l'équipe, s’il réussira à doper les ventes ou encore comment il réagira aux conflits ? Souvent, l’entretien d’embauche, qui donne l’occasion de faire brièvement connaissance, livre de premiers indices. En complément, les tests de personnalité peuvent s'avérer très utiles aux entreprises qui souhaitent composer leur effectif au mieux et atteindre le meilleur succès commercial. Le test DISC fait partie des tests de personnalité les plus anciens et les plus répandus dans le monde à ce jour, même s'il ne fait pas l’unanimité.

Qu’est-ce que le test DISC ?
Le test de personnalité DISC repose sur la théorie du même nom publiée par le psychologue américain William Moulton Marston dans les années 1920. Dans les années 1970, le psychologue américain John G. Geier s'appuya dessus pour élaborer le test de personnalité aujourd'hui largement répandu.

Comme le modèle n’est pas protégé par des droits d'auteur, il a été repris et développé par divers fournisseurs de tests. Mais la base reste encore de nos jours le test DISC inventé dans les années 1920.

Définition
Test DISC : le test DISC distingue quatre profils comportementaux chez l’être humain : dominant, influent, stable et consciencieux. Les tests de personnalité DISC permettent de déterminer le profil comportemental prédominant d'une personne. Les résultats sont ensuite exploités pour améliorer la communication et la collaboration, notamment en contexte professionnel.

Comment fonctionne le test de personnalité DISC ?
La méthode DISC catégorise les personnes à partir d'une auto-évaluation. Les personnes interrogées choisissent, parmi des adjectifs sélectionnés, ceux qui selon elles les décrivent le mieux. La méthodologie exacte varie en fonction du fournisseur et de l’orientation du test.

Des tests DISC peuvent être réalisés en ligne ou par écrit auprès de divers fournisseurs commerciaux.

Important à savoir pour l’évaluation : les résultats du test ne contiennent aucun jugement de valeur. Chaque profil comportemental est considéré comme équivalent. Le résultat ne signifie pas non plus que le participant au test ne peut pas montrer les trois autres profils comportementaux, mais simplement qu’un profil est particulièrement prononcé chez lui et cela lui demande plus d’effort d'afficher un autre comportement.

Par ailleurs, les résultats n'autorisent aucune comparaison quantifiable, autrement dit une personne X ne peut pas déduire de son résultat au test qu’elle est plus consciencieuse ou influente de telle valeur que la personne Y. Le résultat indique simplement un profil comportemental prédominant chez la personne concernée.

 

 

Les profils DISC
Le test DISC distingue quatre types de personnalité, auxquels sont attribués différents comportements.

 

D = dominant
Le type de personnalité dominant est assertif, sûr de lui et déterminé. Il apprécie les challenges et aime prendre la direction des opérations. Il communique de manière directe et agit avec détermination. Il est parfois perçu comme agressif et indélicat par son entourage.

I = influent
Le type de personnalité influent s’enthousiasme rapidement pour les nouvelles situations et idées. Il est du genre communicatif, va vers les autres et aime travailler en équipe. Il est volubile. Il passe généralement pour quelqu’un d’ouvert et charmant auprès des autres. Le souci du détail n’est pas son point fort, mais il compense par de la créativité et de l’initiative dans son travail.

S = stable
Le type de personnalité stable est de nature très serviable et travaille volontiers dans l’ombre. Il attache de l’importance à la cohésion et la stabilité. Il aime travailler en équipe et est considéré comme agréable et patient. Le type stable est plutôt conservateur. Il a du mal à suivre le changement. Il préfère les processus de travail qui ne varient pas ainsi que les relations fidèles et pérennes.

C = conforme
Le type de personnalité conforme est factuel et vise la perfection. Il est du genre méthodique, se montre prévoyant et analyse minutieusement les situations. Outre sa soif de connaissances et son souci de la qualité, il se caractérise par une communication diplomatique. En revanche, il a du mal à revoir ses prétentions à la baisse, tant vis-à-vis de lui-même que des autres.

Application du test de personnalité DISC en contexte professionnel
La méthode DISC comporte divers cas d'application en contexte professionnel, car ses enseignements sont utiles dès que la communication et la collaboration doivent être améliorées.

Les services RH recourent à la méthode DISC aussi bien pour les employés existants (par exemple pour déterminer leur meilleur domaine d'affectation) que pour les candidats (par exemple pour savoir s'ils ont les qualités pour s’intégrer dans une équipe). Le test DISC est employé pour développer les cadres, dans les ventes et pour gérer les situations de conflit.

Le test ne bénéficie pas seulement à l’entreprise, mais à chaque employé. Les employés (mais aussi les dirigeants) qui réalisent ce genre de tests ont l’occasion d'apprendre à mieux se connaître, à mieux comprendre leurs propres besoins et disposent de leviers pour développer leurs points forts. Dans le même temps, en connaissant les différents profils qui existent et leurs caractéristiques, ils peuvent mieux s'adapter aux comportements des clients et de leurs collègues.

Les évaluations de test ne révèlent pas seulement quels traits de caractère composent un profil, elles fournissent aussi généralement des renseignements pratiques détaillés pour le quotidien. L'évaluation indique par exemple :

dans quelles conditions de travail le profil concerné est le plus productif ;
avec quel mode de travail la personne donne les meilleurs résultats ;
quel style de communication le profil concerné privilégie ;
quels sont les points forts et les points faibles du profil DISC ;
comment les collègues doivent se comporter s’ils veulent collaborer au mieux avec la personne ;
à quels conflits le profil est prédestiné et comment éviter ces conflits.
Certains fournisseurs proposent des tests de personnalité DISC spécifiques en fonction du but visé qui, dans leur évaluation, donnent plus de précisions sur le contexte professionnel. Ainsi, les managers pourront apprendre comment gérer plus efficacement leur style de leadership et les commerciaux comment mettre à profit la méthode DISC pour améliorer leurs résultats de démarchage.

Critiques concernant le test DISC
Le test DISC fait partie des modèles de test de personnalité les plus couramment employés dans le monde de l’entreprise. Mais il ne fait pas l’unanimité.

Ses détracteurs affirment qu’il est obsolète. Selon eux, il ne tiendrait pas compte des découvertes scientifiques réalisées après 1920 dans le domaine de la psychologie de la personnalité. De plus, le modèle ne reposerait sur aucune base scientifique ou empirique. Les critères de qualité tels que la validité (ce qui est mesuré, est-ce vraiment ce qui doit être mesuré ?) et la fidélité (obtient-on le même résultat en répétant le test ?) du test ne seraient pas satisfaisants. Quant au fait que les tests de personnalité DISC fournissent des indications en apparence exactes, cela serait dû avant tout à l’effet Barnum. D'après celui-ci, nous aurions tendance à attribuer des affirmations positives, courantes ou vagues comme correspondant précisément à notre personne, bien que celles-ci soient valables également pour beaucoup d’autres gens.

Dans le domaine de la psychologie de la personnalité, d'autres modèles se sont imposés ces dernières décennies, fondés sur cinq traits centraux de la personnalité : ouverture, conscienciosité, extraversion, agréabilité et neuroticisme. L’hypothèse des quatre profils de comportement induits par la personnalité ne serait donc plus d'actualité.

Autres tests de personnalité pour l’emploi et la carrière
Les tests de personnalité sont très appréciés dans le monde de l’entreprise car ils aident à répondre aux questions importantes (qui a les qualités pour diriger ? quel candidat est le meilleur ?) et révèlent des moyens de collaborer de manière plus productive.

Le test DISC n’est qu’un test de personnalité parmi d'autres. De nouveaux tests tenant compte des résultats de la recherche les plus récents apparaissent régulièrement sur le marché. Parmi les plus populaires, citons, outre le modèle DISC, le Myers Briggs Type Indicator (MBTI), le Profil Reiss et le Clifton / Gallup StrengthsFinder.

Ceci étant dit, il faut garder à l’esprit que tous les tests ont leurs points faibles et aucun n’est capable de représenter toute la complexité d’un caractère. Par ailleurs, les tests de personnalité ont tendance à encourager la pratique du « catalogage ». Une fois rangée dans une case, une personne peut ainsi être entravée dans son développement plutôt qu’encouragée car on la réduit à certains points forts.

L’utilité d’un test de personnalité comme le DISC dépend fortement du but visé, de la qualité du test, de la qualité de l’évaluation et de la mise en pratique des résultats, ce qui doit être fait de manière responsable en gardant à l’esprit qu'aucun test ne délivre de vérités absolues.